Dokumentportal

Velkommen til Dokumentportalen

Dokumentportalen er en integreret løsning i Mobilplan, der giver dig en professionel måde at dele dokumenter med dine kunder. I stedet for at sende filer via e-mail, får kunden adgang til et dedikeret online område, hvor de kan se, downloade og underskrive dokumenter.

Bemærk: Dokumentportalen er en tilkøbsudvidelse. Kontakt Mobilplan support, hvis du ikke har adgang til denne funktion.

Hvad kan Dokumentportalen bruges til?

Dokumentportalen er særligt velegnet til følgende anvendelsesområder:

1. Fremsendelse af kvalitetssikring

Når dine medarbejdere har udfyldt kvalitetsskemaer i felten, kan den genererede dokumentation sendes til kunden via dokumentportalen. Dette sikrer:

Professionel præsentation af kvalitetsdokumentation
Kundens mulighed for at se fotos og tjeklister
Sporbar kvittering for at kunden har modtaget dokumentationen
Mulighed for kundens digitale godkendelse

2. Fremsendelse af projektdokumentation

Saml og del al relevant projektdokumentation med kunden:

Tegninger og specifikationer
Fotos af udført arbejde
Rapporter og beskrivelser
Certifikater og godkendelser

3. Fremsendelse af tilbud og aftalesedler til underskrift

Send tilbud og aftalesedler, som kunden kan gennemgå og underskrive digitalt:

Kunden modtager tilbuddet i et professionelt format
Digital underskriftsfunktion gør det nemt for kunden at acceptere
Du får automatisk besked når tilbuddet er underskrevet
Al dokumentation samles ét sted

Sådan fungerer Dokumentportalen

Afsendelse af dokumenter

Vælg de dokumenter, du vil sende fra projektet eller tilbuddet
Klik Send via Dokumentportal
Vælg modtager (kontaktperson hos kunden)
Tilføj eventuelt en personlig besked
Angiv om dokumentet kræver underskrift
Send dokumentet

Kundens oplevelse

Når du sender et dokument via Dokumentportalen:

Kunden modtager en e-mail med et sikkert link
Kunden klikker på linket og kommer til dokumentportalen
Dokumentet vises i et overskueligt format
Kunden kan se, downloade eller underskrive dokumentet
Du får besked om kundens handlinger

Statussporing

Du kan følge dokumentets status:

Status	Betydning
Afsendt	Dokumentet er sendt til kunden
Set af modtager	Kunden har åbnet og set dokumentet
Underskrevet	Kunden har underskrevet dokumentet

Fordele ved Dokumentportalen

For dig

Sporbarhed: Se præcis hvornår kunden har set og underskrevet dokumenter
Overblik: Alle dokumenter samlet ét sted per kunde
Effektivitet: Spar tid på manuel opfølgning
Professionalisme: Giv kunderne en moderne digital oplevelse

For kunden

Tilgængelighed: Adgang til dokumenter 24/7 fra enhver enhed
Enkelhed: Nem digital underskrift uden at skulle printe
Overblik: Alle dokumenter samlet i en portal
Sikkerhed: Sikker adgang via personligt link

Kom godt i gang

Vælg en af artiklerne i menuen til venstre for at lære mere om specifikke funktioner i Dokumentportalen. Vi anbefaler at starte med Kundeoverblik for at forstå, hvordan du holder styr på sendte dokumenter.