Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Filgrupper samler filerne på et projekt, fx Tegninger, KS-dokumentation og Billeder. Ud over at ordne filerne kan en filgruppe nu selv modtage skemaer og billeder fra appen, være låst for appen og vises i kundeportalen.
Det betyder, at KS-dokumentationen havner det rigtige sted, uden at nogen skal flytte filer bagefter.
1. Filgruppens menu
Åbn projektet, gå til Billeder og filer, og klik på menuen (☰) ud for filgruppen.
| Valg | Hvad det gør |
|---|---|
| Omdøb filgruppe | Giver gruppen et nyt navn |
| Markér alle filer | Markerer gruppens filer, fx til en rapport |
| Lås filgruppen for appen | Ingen af gruppens filer vises i appen |
| Modtag skemaer fra appen | Udfyldte skemaer lægges automatisk i gruppen |
| Modtag billeder fra appen | Billeder fra appen lægges automatisk i gruppen |
| Vis filgruppen i kundeportalen | Gruppens filer vises for kunden. Kræver modulet Kundeportal |
| Slet | Sletter gruppen |
Bruger I adgang pr. medarbejdergruppe, findes også Synlig for medarbejdergrupper.
2. Ikonerne ved filgruppens navn
De valg, der er slået til, vises som små ikoner ved filgruppens navn. Hold musen over et ikon for at se, hvad det betyder.
| Ikon | Betydning |
|---|---|
| Øje | Filgruppen vises i kundeportalen |
| Hængelås | Filgruppen er låst for appen |
| Skema | Filgruppen modtager skemaer fra appen |
| Kamera | Filgruppen modtager billeder fra appen |
3. Modtag skemaer og billeder automatisk
Når en filgruppe modtager skemaer, lægges hvert udfyldt skema som PDF i gruppen. Det gælder både skemaer fra appen og skemaer, der udfyldes fra kontoret.
Når en filgruppe modtager billeder, lægges de billeder, montørerne tager i appen, i gruppen. Det gælder også billeder fra skemaer, der kopieres til projektet.
Regler, der er gode at kende:
- Kun én filgruppe pr. type: vælger I "Modtag skemaer fra appen" på en ny gruppe, holder den gamle gruppe op med at modtage. Så er der aldrig tvivl om, hvor en fil havner.
- Eksisterende filer flyttes ikke: valget gælder kun nye filer.
- Filer fra kontoret: filer, I selv trækker ind i en filgruppe, bliver i den gruppe, I trækker dem til.
4. Lås filgruppen for appen
En låst filgruppe er kun til kontoret. Brug den til interne filer som tilbud, kalkulationer eller KS-dokumentation, som montørerne ikke skal se.
- Ingen af filerne i gruppen vises i appen.
- De enkelte filer kan ikke låses op hver for sig, så længe gruppen er låst. Knappen Låst/Delt på filen er skjult.
- Flyttes en fil ud af gruppen, gælder filens egen indstilling igen.
- Låsen gælder kun appen. Kundeportalen styres for sig, læs Filer i kundeportalen.
Vælg Lås filgruppen op i menuen for at låse op igen. Appen får ændringen ved næste synkronisering.
5. Filgrupper fra en projektskabelon
Skal de samme filgrupper bruges på mange projekter, kan I sætte dem op i en projektskabelon, med lås, automatisk modtagelse og kundeportal. Så er de på plads, så snart projektet er oprettet. Læs Projektskabeloner.
Tips
- En typisk opsætning er Tegninger (i kundeportalen), Billeder (modtager billeder, i kundeportalen) og KS-dokumentation (modtager skemaer, låst for appen).
- Saml dokumentationen til kunden med Dan rapport, som foreslår en overskrift pr. filgruppe.
Funktionen i Mobilplan
Læs om sagsstyring i Mobilplan
Se hvad funktionen kan, og prøv Mobilplan gratis i 14 dage.
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.