Skemavalg

Introduktion

Med udvidelsen Skemavalg kan du tilknytte formularer og tjeklister direkte på projektet. Medarbejderne udfylder skemaerne fra appen ude i marken, og de udfyldte skemaer samles automatisk på projektet i administrationspanelet. Det sikrer at kvalitetssikring, sikkerhedstjek og dokumentation altid er på plads og nemt at finde.

Funktionen kræver at udvidelsesmodulet er aktiveret på jeres platform. Kontakt Mobilplan support hvis du ikke kan se den.

1. Sådan er skemaer organiseret

Skemaer er grupperet i kategorier som oprettes og vedligeholdes centralt under Moduler > Skemaer. Skemaer uden kategori samles under Uden kategori. Du kan vælge alle skemaer i en kategori på én gang via Vælg alle linket til højre for kategorinavnet.

2. Tilknyt skemaer til et projekt

1. Åbn projektet og gå til Skemavalg
2. Sæt flueben ud for de skemaer der skal være tilgængelige på projektet
3. Konfigurer indstillingerne for hvert valgt skema
4. Klik Gem ændringer

3. Indstillinger per skema

Når du markerer et skema, kan du konfigurere følgende:

Følg Skemaindstillinger

Marker denne hvis skemaet skal følge de generelle indstillinger der er sat op centralt i skemamodulet.

Modtagere

Vælg hvem der skal modtage skemaet når det udfyldes:

• Kunde (Mobilplan): sendes til den tilknyttede kunde på projektet
• Kontaktpersoner: sendes til projektets kontaktpersoner
• Specifikke emails: sendes til en eller flere specifikke emailadresser

Når skema udfyldes

Styr hvad der sker automatisk når en medarbejder udfylder skemaet:

• Send automatisk til modtagere: skemaet sendes automatisk til de valgte modtagere
• Notificer medarbejder: send en notifikation til en medarbejder. Du kan vælge mellem:
  • Projektansvarlig (hvis tildelt): notificerer den projektansvarlige
  • Specifik medarbejder: vælg en bestemt medarbejder fra listen

4. Sådan udfylder medarbejderne skemaerne

Når skemaer er tilknyttet et projekt, finder medarbejderne dem under projektet i appen. De udfylder skemaet direkte fra telefonen ude i marken. Det samme skema kan udfyldes flere gange hvis det er nødvendigt, for eksempel til daglige sikkerhedstjek.

Skemaer kan også udfyldes fra kontoret under Billeder og filer > Udfyld skema. Læs Udfyld og ret skemaer fra kontoret.

5. Udfyldte skemaer

Udfyldte skemaer kan ses som PDF under Billeder og filer på projektet. Modtager en filgruppe skemaer, lægges de automatisk dér, fx i KS-dokumentation.

Et udfyldt skema kan rettes bagefter fra kontoret, og den tidligere version gemmes som en revision. Saml skemaerne med tegninger og billeder i én KS-rapport med Dan rapport.

6. Skemaer fra en projektskabelon

Oprettes projektet fra en projektskabelon, kan skabelonen bestemme, hvilke skemaer projektet starter med. De står så klar under Skemavalg og kan stadig fravælges. Læs Projektskabeloner.

7. Krav om udfyldelse inden projektlukning

Du kan kræve at et eller flere skemaer skal udfyldes inden et projekt kan lukkes. Det sikrer at vigtig dokumentation altid er på plads før projektet afsluttes. Dette sættes op centralt i skemamodulet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvem opretter og administrerer skemaerne?

• Skemaer oprettes under Moduler > Skemaer i administrationspanelet. Det er ikke noget du gør per projekt, men centralt for hele virksomheden.

Kan samme skema udfyldes flere gange på samme projekt?

• Ja, for eksempel til daglige sikkerhedstjek der skal udfyldes hver dag projektet er aktivt.

Kan jeg se hvad medarbejderne har udfyldt?

• Ja, udfyldte skemaer ligger som PDF under Billeder og filer på projektet.

Kan jeg udfylde eller rette et skema fra kontoret?

• Ja. Læs Udfyld og ret skemaer fra kontoret.

Kan jeg kræve at skemaer udfyldes inden projektet lukkes?

• Ja, dette sættes op centralt i skemamodulet og gælder derefter for alle projekter hvor skemaet er tilknyttet.

Kan jeg tilknytte skemaer til alle gentagelser på én gang?

• Ja, brug Rediger alle projektgentagelser på et gentaget projekt for at opdatere skemavalget på alle gentagelser.