Beskeder

Introduktion

Beskedfunktionen giver dig mulighed for intern kommunikation direkte på kunden. Beskeder er synlige for alle brugere med adgang til kunden og giver et samlet overblik over kommunikation og noter relateret til den specifikke kunde.

Adgang til beskeder

Du finder beskedfunktionen ved at åbne en eksisterende kunde og klikke på Beskeder i venstre side under kundens faner.

Bemærk: Beskeder er kun tilgængelige på eksisterende kunder - ikke ved oprettelse af nye kunder.

Ulæste beskeder i kundelisten

I kundelisten kan du se hvor mange beskeder der findes på hver kunde. Antallet vises i beskeder-kolonnen med et konvolut-ikon.

Visningen viser:

• Aktivt tal (farvet): Antal ulæste beskeder for dig
• Passivt tal (gråt): Samlet antal beskeder, når du har læst dem alle

Dette gør det nemt at hurtigt identificere kunder med ny kommunikation, der kræver din opmærksomhed.

Markering som læst

Når du åbner besked-visningen på en kunde, markeres alle beskeder automatisk som læst for din bruger. Andre brugere ser stadig beskederne som ulæste, indtil de selv har åbnet dem.

Skriv en ny besked

1. Åbn besked-visningen

Klik på Beskeder i kundens menupanel, eller klik direkte på konvolut-ikonet i kundelisten.

2. Skriv din besked

Indtast din besked i tekstfeltet. Beskeden kan indeholde flere linjer tekst.

3. Gem beskeden

Klik på Send eller tryk Enter for at gemme beskeden.

Beskedoversigt

Alle beskeder vises i kronologisk rækkefølge med den nyeste øverst. For hver besked kan du se:

• Beskedtekst: Selve indholdet af beskeden
• Afsender: Navnet på den medarbejder der har skrevet beskeden
• Tidspunkt: Dato og klokkeslæt for hvornår beskeden blev oprettet

Dine egne beskeder

Beskeder du selv har skrevet vises forskudt til højre, så de nemt kan skelnes fra andres beskeder.

Rediger og slet beskeder

Du kan kun redigere og slette dine egne beskeder:

Rediger en besked

1. Find beskeden du vil redigere
2. Klik på blyant-ikonet ud for beskeden
3. Ret teksten
4. Gem ændringerne

Slet en besked

1. Find beskeden du vil slette
2. Klik på skraldespand-ikonet ud for beskeden
3. Bekræft sletningen

Bemærk: Slettede beskeder kan ikke gendannes.

Typiske anvendelser

Kundebeskederne er velegnede til:

• Generelle kundenotater: Vigtig information om kunden der ikke hører til et specifikt projekt
• Kontakthistorik: Dokumentation af telefonsamtaler eller møder
• Interne advarsler: Opmærksomhedspunkter som kolleger bør kende til
• Betalingsnotater: Information om betalingsaftaler eller -udfordringer
• Relationsinformation: Kontekst om kunderelationen

Forskel fra projektbeskeder

Kundebeskeder og projektbeskeder er adskilte:

• Kundebeskeder: Generel kommunikation om kunden, synlig på tværs af alle projekter
• Projektbeskeder: Specifik kommunikation om et enkelt projekt

Brug kundebeskeder til information der er relevant for kunderelationen generelt, og projektbeskeder til opgavespecifik kommunikation.

Tips

• Brug kundebeskeder til at dokumentere vigtige aftaler og kontakter med kunden
• Tjek jævnligt kundelisten for ulæste beskeder
• Hold beskederne korte og præcise
• Brug projektbeskeder fremfor kundebeskeder, når informationen er projektspecifik
• Kundebeskeder er synlige for alle med adgang til kunden - overvej hvem der kan se beskeden