Kontaktpersoner

Introduktion

Kontaktpersoner giver dig mulighed for at registrere flere kontakter hos hver kunde. Dette er særligt nyttigt for virksomhedskunder, hvor du har brug for at holde styr på forskellige personer med forskellige roller - f.eks. en projektleder, en indkøber og en regnskabsansvarlig.

Felter for kontaktpersoner

Hver kontaktperson har følgende oplysninger:

Navn

Kontaktpersonens fulde navn.

Bemærk: Navn er et obligatorisk felt.

E-mail

Kontaktpersonens e-mailadresse. Denne bruges til:

• Direkte kommunikation vedrørende projekter
• Afsendelse af dokumenter og rapporter
• Notifikationer (hvis konfigureret)

Telefon

Kontaktpersonens telefonnummer. Kan være fastnet eller mobil.

Stilling

Kontaktpersonens titel eller rolle i virksomheden.

Eksempler:

• Projektleder
• Indkøbschef
• Regnskabsansvarlig
• Driftsleder
• Direktør

Stillingsbetegnelsen hjælper dig med at identificere den rette kontaktperson til forskellige formål.

Noter

Et fritekstfelt til yderligere information om kontaktpersonen.

Eksempler på brug:

• Foretrukne kontakttider
• Særlige ansvarsområder
• Ferieperioder
• Relationer til andre kontaktpersoner

Tabelvisning af kontaktpersoner

Kontaktpersoner vises i en tabelvisning på kundens profilside med følgende funktioner:

Kolonner

Søgning

Brug søgefeltet over tabellen til at finde en specifik kontaktperson. Søgningen matcher på:

• Navn
• E-mail
• Telefon
• Stilling

Sortering

Klik på kolonneoverskrifter for at sortere listen. Standardsortering er alfabetisk efter navn.

Administrer kontaktpersoner

Opret ny kontaktperson

1. Åbn kundens profil
2. Gå til fanen Kontaktpersoner eller trinnet Kontaktpersoner i guiden
3. Klik på Tilføj kontaktperson eller plus-knappen
4. Udfyld kontaktpersonens oplysninger
5. Klik Gem

Rediger kontaktperson

1. Find kontaktpersonen i listen
2. Klik på rediger-ikonet (blyant)
3. Opdater de ønskede felter
4. Klik Gem

Slet kontaktperson

1. Find kontaktpersonen i listen
2. Klik på slet-ikonet (skraldespand)
3. Bekræft sletningen

Bemærk: Sletning af en kontaktperson kan ikke fortrydes. Kontaktpersonen fjernes permanent fra systemet.

Brug af kontaktpersoner på projekter

Når du opretter et projekt tilknyttet en kunde, kan du vælge en af kundens kontaktpersoner som projektkontakt. Dette gør det nemt for medarbejdere i marken at finde de rette kontaktoplysninger.

Vælg kontaktperson på projekt

1. Opret eller rediger et projekt
2. Vælg kunden i kundefeltet
3. I feltet Kontaktperson vises en dropdown med kundens registrerede kontaktpersoner
4. Vælg den relevante kontaktperson

Den valgte kontaktperson vises på projektet og i Mobilplan App'en.

Trin-for-trin: Opret en kontaktperson

1. Åbn kundens profil

Find kunden i kundelisten og klik på rediger-ikonet.

2. Gå til kontaktpersoner

Naviger til fanen eller trinnet Kontaktpersoner.

3. Klik på Tilføj

Klik på Tilføj kontaktperson knappen.

4. Udfyld navn

Indtast kontaktpersonens fulde navn. Dette felt er obligatorisk.

5. Tilføj kontaktoplysninger

Udfyld e-mail og telefonnummer.

6. Angiv stilling

Indtast kontaktpersonens titel eller rolle.

7. Tilføj noter (valgfrit)

Skriv eventuelle relevante noter.

8. Gem

Klik Gem for at oprette kontaktpersonen.

Trin-for-trin: Opdater en kontaktperson

1. Åbn kundens profil

Find kunden i kundelisten og åbn profilen.

2. Find kontaktpersonen

Gå til kontaktpersonlisten og find den person du vil opdatere.

3. Åbn redigering

Klik på rediger-ikonet ud for kontaktpersonen.

4. Opdater oplysninger

Ret de felter der skal ændres.

5. Gem ændringer

Klik Gem for at gemme opdateringerne.

Tips

• Opret kontaktpersoner for alle relevante roller hos kunden - det sparer tid senere
• Brug stillingsbetegnelser konsekvent på tværs af kunder for lettere søgning
• Hold kontaktoplysninger opdaterede - fjern kontaktpersoner der ikke længere er aktuelle
• Brug noter til at registrere vigtige detaljer som foretrukne kontakttider
• Vælg altid den mest relevante kontaktperson på projekter, så medarbejdere i marken ved hvem de skal kontakte
• Husk at tilføje både e-mail og telefon, så der er flere kontaktmuligheder