Bulk-import af leverandørprislister via Import-modulet

Introduktion

Ud over at uploade prisfiler direkte på den enkelte leverandør, kan du bruge Mobilplans generelle Import-modul til at importere leverandørprislister. Dette er særligt nyttigt, når du skal importere prislister for flere leverandører på én gang, eller når du har en standardiseret importproces.

Denne guide gennemgår bulk-import af leverandørprislister via Import-modulet.

Forudsætninger

• Du har adgang til Import-modulet med redigeringsrettigheder
• Leverandøren er allerede oprettet i systemet
• Du har prisfilen i et understøttet format (Excel eller CSV)

Understøttede filformater

Import-modulet understøtter følgende filtyper:

• Excel (Xlsx) - Anbefalet format for de fleste brugere
• Excel (Xls) - Ældre Excel-format
• Kommaseparerede filer (CSV) - Kræver ekstra opsætning af skilletegn
• OpenOffice Spreadsheets (Ods) - OpenDocument format

Felter i leverandørprislisteimport

Ved import af leverandørprislister kan følgende felter mappes fra din fil:

Bemærk: Varenummeret skal være unikt. Hvis du importerer et varenummer, der allerede findes, opdateres den eksisterende post i stedet for at oprette en ny.

Trin-for-trin: Import via Import-modulet

1. Åbn Import-modulet

Naviger til Import i hovedmenuen, og vælg Leverandørprisliste som importtype.

2. Upload din fil

Klik på Vælg fil eller træk filen ind i uploadområdet. Systemet validerer automatisk, at filen er i et understøttet format.

Efter upload bekræfter systemet filnavnet og forbereder næste trin.

3. Konfigurer importindstillinger

Afhængigt af din fil vises forskellige indstillinger:

Generelle indstillinger:

• Spring første linje over: Marker denne, hvis første række indeholder kolonneoverskrifter
• Tøm eksisterende data: Marker denne kun hvis du vil fjerne alle eksisterende priser før import (brug med forsigtighed)

CSV-specifikke indstillinger (kun for CSV-filer):

• Skilletegn: Det tegn, der adskiller kolonner (typisk komma eller semikolon)
• Tekstafgrænsning: Det tegn, der omkranser tekstværdier (typisk anførselstegn)

4. Angiv gyldighedsperiode

Du skal angive, hvornår prislisten er gyldig:

• Fra: Startdato for prislistens gyldighed (standard: dags dato)
• Til: Slutdato for prislistens gyldighed (standard: 1 år frem)

Denne periode er afgørende for, at systemet vælger de korrekte priser ved materialeregistrering og kalkulationer.

5. Map kolonner til felter

Systemet viser en forhåndsvisning af din fil. For hvert felt i importen skal du vælge, hvilken kolonne fra din fil der indeholder de relevante data.

Obligatoriske felter er markeret og skal udfyldes, før du kan fortsætte.

6. Start importen

Klik Start import for at påbegynde processen. Importens varighed afhænger af filstørrelsen - større filer kan tage flere minutter.

Under importen vises en statusindikator, og du får besked, når importen er fuldført.

Håndtering af duplikerede varenumre

Når du importerer et varenummer, der allerede findes i systemet, opdaterer importen den eksisterende post med de nye data. Dette betyder:

• Eksisterende prishistorik bevares
• Kun de felter, du mapper, opdateres
• Felter uden mapping bevarer deres nuværende værdi

Validering og fejlhåndtering

Under importen validerer systemet automatisk:

• At varenummeret ikke er tomt (for obligatoriske felter)
• At datoer er i gyldigt format
• At tal er formateret korrekt

Hvis der opstår fejl, vises en oversigt over de problematiske rækker, så du kan rette dem i kildefilen og prøve igen.

Tips

• Eksporter først en eksisterende prisliste for at se det forventede format
• Test altid med en lille fil først for at sikre korrekt kolonnemapping
• Brug konsistente varenumre på tværs af alle imports fra samme leverandør
• Sæt realistiske gyldighedsperioder - typisk 1 år for årsaftaler eller 3 måneder for kvartalspriser
• Ved CSV-import fra danske systemer er skilletegnet ofte semikolon (;) og ikke komma
• Gem den originale importfil, så du kan spore eventuelle prisafvigelser senere