Kontaktpersoner på leverandører

Introduktion

Kontaktpersoner giver dig mulighed for at registrere flere kontakter hos hver leverandør. Dette er særligt nyttigt, når du samarbejder med leverandører, hvor du har brug for at holde styr på forskellige personer med forskellige roller - f.eks. en sælger, en ordreansvarlig og en kundeservicemedarbejder.

Felter for kontaktpersoner

Hver kontaktperson har følgende oplysninger:

Navn

Kontaktpersonens fulde navn.

Bemærk: Navn er et obligatorisk felt.

E-mail

Kontaktpersonens e-mailadresse. Denne bruges til:

• Direkte kommunikation vedrørende ordrer og leverancer
• Afsendelse af forespørgsler og dokumenter
• Daglig korrespondance

Telefon

Kontaktpersonens telefonnummer. Kan være fastnet eller mobil.

Stilling

Kontaktpersonens titel eller rolle hos leverandøren.

Eksempler:

• Sælger
• Ordreansvarlig
• Kundeservicemedarbejder
• Regnskabsansvarlig
• Direktør

Stillingsbetegnelsen hjælper dig med at identificere den rette kontaktperson til forskellige formål.

Noter

Et fritekstfelt til yderligere information om kontaktpersonen.

Eksempler på brug:

• Foretrukne kontakttider
• Særlige ansvarsområder
• Ferieperioder
• Relationer til andre kontaktpersoner

Tabelvisning af kontaktpersoner

Kontaktpersoner vises i en tabelvisning på leverandørens profilside med følgende funktioner:

Kolonner

Søgning

Brug søgefeltet over tabellen til at finde en specifik kontaktperson. Søgningen matcher på:

• Navn
• E-mail
• Telefon
• Stilling
• Noter

Sortering

Klik på kolonneoverskrifter for at sortere listen. Standardsortering er alfabetisk efter navn.

Administrer kontaktpersoner

Opret ny kontaktperson

1. Åbn leverandørens profil
2. Gå til fanen Kontaktpersoner eller trinnet Kontaktpersoner i guiden
3. Klik på Tilføj kontaktperson eller plus-knappen
4. Udfyld kontaktpersonens oplysninger
5. Klik Gem

Rediger kontaktperson

1. Find kontaktpersonen i listen
2. Klik på rediger-ikonet (blyant)
3. Opdater de ønskede felter
4. Klik Gem

Slet kontaktperson

1. Find kontaktpersonen i listen
2. Klik på slet-ikonet (skraldespand)
3. Bekræft sletningen

Bemærk: Sletning af en kontaktperson kan ikke fortrydes. Kontaktpersonen fjernes permanent fra systemet.

Trin-for-trin: Opret en kontaktperson

1. Åbn leverandørens profil

Find leverandøren i leverandørlisten og klik på rediger-ikonet.

2. Gå til kontaktpersoner

Naviger til fanen eller trinnet Kontaktpersoner.

3. Klik på Tilføj

Klik på Tilføj kontaktperson knappen.

4. Udfyld navn

Indtast kontaktpersonens fulde navn. Dette felt er obligatorisk.

5. Tilføj kontaktoplysninger

Udfyld e-mail og telefonnummer.

6. Angiv stilling

Indtast kontaktpersonens titel eller rolle hos leverandøren.

7. Tilføj noter (valgfrit)

Skriv eventuelle relevante noter, f.eks. foretrukne kontakttider eller særlige ansvarsområder.

8. Gem

Klik Gem for at oprette kontaktpersonen.

Trin-for-trin: Opdater en kontaktperson

1. Åbn leverandørens profil

Find leverandøren i leverandørlisten og åbn profilen.

2. Find kontaktpersonen

Gå til kontaktpersonlisten og find den person du vil opdatere.

3. Åbn redigering

Klik på rediger-ikonet ud for kontaktpersonen.

4. Opdater oplysninger

Ret de felter der skal ændres.

5. Gem ændringer

Klik Gem for at gemme opdateringerne.

Trin-for-trin: Slet en kontaktperson

1. Åbn leverandørens profil

Find leverandøren i leverandørlisten og åbn profilen.

2. Find kontaktpersonen

Gå til kontaktpersonlisten og find den person du vil slette.

3. Klik på slet

Klik på slet-ikonet (skraldespand) ud for kontaktpersonen.

4. Bekræft sletning

Bekræft at du ønsker at slette kontaktpersonen.

Advarsel: Denne handling kan ikke fortrydes.

Tips

• Opret kontaktpersoner for alle relevante roller hos leverandøren - det sparer tid senere
• Brug stillingsbetegnelser konsekvent på tværs af leverandører for lettere søgning
• Hold kontaktoplysninger opdaterede - fjern kontaktpersoner der ikke længere er aktuelle
• Brug noter til at registrere vigtige detaljer som foretrukne kontakttider
• Husk at tilføje både e-mail og telefon, så der er flere kontaktmuligheder
• Ved leverandørskift er det vigtigt at opdatere kontaktpersoner hurtigt for at sikre korrekt kommunikation
• Brug e-maillinks i tabellen til hurtigt at sende en mail til kontaktpersonen