e-conomic Leverandørsynkronisering

Introduktion

Hvis din virksomhed har e-conomic integrationen med leverandørsynkronisering aktiveret, kan du holde leverandørdata synkroniseret mellem e-conomic og Mobilplan. Dette sikrer konsistens mellem jeres regnskabssystem og Mobilplans leverandørkatalog, og sparer tid ved at undgå dobbeltregistrering.

Bemærk: Denne funktion kræver e-conomic udvidelsen med aktiveret synkronisering af leverandører. Kontakt din administrator eller Mobilplan support for at få funktionen aktiveret.

Hvad er leverandørsynkronisering?

Leverandørsynkronisering er en tovejs-funktion, der automatisk holder leverandørdata opdateret begge veje:

Import fra e-conomic til Mobilplan

• Nye leverandører oprettet i e-conomic importeres automatisk til Mobilplan
• Ændringer til eksisterende leverandører i e-conomic opdateres i Mobilplan
• e-conomic fungerer som den primære kilde for leverandørdata

Eksport fra Mobilplan til e-conomic

• Nye leverandører oprettet i Mobilplan eksporteres til e-conomic
• Ændringer til leverandørdata i Mobilplan synkroniseres til e-conomic
• Slettede leverandører i Mobilplan markeres også som slettet i e-conomic

Hvilke data synkroniseres?

Følgende felter synkroniseres mellem de to systemer:

Forudsætninger

For at bruge leverandørsynkronisering skal følgende være på plads:

1. e-conomic integration skal være opsat og forbundet
2. Leverandørsynkronisering skal være aktiveret i integrationskonfigurationen
3. Standard leverandørgruppe skal være valgt (se nedenfor)
4. Du skal have administratorrettigheder for at konfigurere integrationen

Opsætning af leverandørsynkronisering

1. Gå til integrationsindstillinger

Naviger til Indstillinger > Integrationer > e-conomic og find afsnittet for leverandørsynkronisering.

2. Aktivér synkronisering

Markér afkrydsningsfeltet Ja, aktivér synkronisering mellem leverandør fra e-conomic og Mobilplans leverandørkatalog.

3. Vælg standard leverandørgruppe

Vælg hvilken leverandørgruppe (kreditorgruppe) nye leverandører skal tildeles i e-conomic. Dropdown-menuen viser alle aktive leverandørgrupper fra jeres e-conomic-aftale.

Denne indstilling bruges når:

• Nye leverandører oprettes i Mobilplan og eksporteres til e-conomic
• Eksisterende leverandører i Mobilplan ikke allerede har en leverandørgruppe i e-conomic

4. Gem indstillingerne

Klik Gem eller Næste for at aktivere synkroniseringen.

Hvornår kører synkroniseringen?

Synkroniseringen kører automatisk:

• Dagligt: Ved den planlagte synkroniseringstid (typisk om natten)
• Ved manuel kørsel: Administratorer kan starte synkronisering manuelt fra integrationsmodulet

Import af leverandører fra e-conomic

Ved import fra e-conomic sker følgende:

1. Alle leverandører hentes fra e-conomic
2. Eksisterende leverandører opdateres hvis der er ændringer
3. Nye leverandører oprettes i Mobilplan
4. Leverandørnummeret bruges som nøgle til at matche leverandører mellem systemerne

Krav til leverandørnummer

For at en leverandør kan synkroniseres, skal leverandørnummeret i e-conomic:

• Være et heltal (ikke tekst eller decimaler)
• Være større end 0

Leverandører med ugyldige numre vil blive sprunget over under synkroniseringen.

Eksport af leverandører til e-conomic

Ved eksport fra Mobilplan til e-conomic:

1. Leverandører med nummer eksporteres (leverandører uden nummer springes over)
2. Eksisterende leverandører i e-conomic opdateres med data fra Mobilplan
3. Nye leverandører oprettes i e-conomic med den valgte standard leverandørgruppe
4. Slettede leverandører markeres som slettet i e-conomic

Multi-integration og afdelinger

Hvis din virksomhed bruger flere e-conomic integrationer (én per afdeling), gælder særlige regler:

• Hver afdeling synkroniserer kun sine egne leverandører
• Leverandører importeret fra e-conomic tildeles automatisk den tilhørende afdeling
• Afdelingen på leverandøren låses efter oprettelse for at sikre datakonsistens
• Eksport sker kun for leverandører i den relevante afdeling

Dette sikrer at hver e-conomic-aftale kun indeholder de leverandører, der er relevante for den pågældende afdeling.

Fejlfinding

Leverandør blev ikke synkroniseret

Tjek følgende:

• Har leverandøren et gyldigt leverandørnummer (heltal større end 0)?
• Er leverandørsynkronisering aktiveret i integrationsindstillingerne?
• Ved multi-integration: Er leverandøren tildelt en afdeling?

Forkert leverandørgruppe i e-conomic

Hvis en leverandør får forkert leverandørgruppe:

1. Ret leverandørgruppen manuelt i e-conomic
2. Gruppen vil blive bevaret ved næste synkronisering (kun nye leverandører får standard-gruppen)

Ændringer vises ikke

Synkroniseringen kører typisk én gang dagligt. Hvis du har brug for at se ændringer med det samme:

1. Kontakt en administrator
2. Bed om at køre synkroniseringen manuelt

Tips

• Afstem jeres leverandørgrupper i e-conomic inden I aktiverer synkroniseringen
• Vælg en standard leverandørgruppe, der passer til størstedelen af jeres leverandører
• Tjek synkroniseringsloggen regelmæssigt for at identificere eventuelle fejl
• Ved oprettelse af nye leverandører i Mobilplan, sørg for at udfylde leverandørnummeret
• Hvis en leverandør kun skal findes i Mobilplan (ikke i e-conomic), kan du lade leverandørnummeret stå tomt
• Ved tvivl om korrekt leverandørgruppe, kontakt jeres bogholder eller økonomiansvarlige