Tilknyt leverandør til afdeling

Introduktion

Hvis din virksomhed har aktiveret Afdelinger-udvidelsen, kan du organisere leverandører i jeres afdelingsstruktur. Dette giver mulighed for at styre hvilke leverandører forskellige brugere har adgang til, og gør det nemmere at holde styr på leverandørrelationer på tværs af organisationen.

Bemærk: Denne funktion kræver at Afdelinger-udvidelsen er aktiveret for din virksomhed. Kontakt din administrator eller Mobilplan support, hvis du ikke kan se afdelingsfeltet ved leverandøroprettelse.

Hvorfor tilknytte leverandører til afdelinger?

Ved at organisere leverandører efter afdeling opnår I flere fordele:

Relevant data: Brugere ser kun leverandører, der er relevante for deres arbejde
Bedre overblik: Nemmere at finde og administrere leverandører inden for egen afdeling
Sikkerhed: Følsomme leverandøroplysninger er kun synlige for relevante medarbejdere
Rapportering: Mulighed for at trække rapporter og analyser opdelt på afdelinger

Forudsætninger

For at bruge denne funktion skal følgende være på plads:

Afdelinger-udvidelsen skal være aktiveret
Afdelingsstrukturen skal være opsat under Indstillinger > Afdelinger
Du skal have redigeringsrettigheder til Leverandører-modulet

Tilknyt afdeling ved oprettelse af leverandør

1. Start oprettelse af ny leverandør

Gå til Leverandører i hovedmenuen og klik Opret leverandør eller brug plus-knappen.

2. Udfyld stamdata

Udfyld leverandørens grundlæggende oplysninger som navn, leverandørnummer, adresse og kontaktinformation.

3. Vælg afdeling

Find feltet Afdeling i formularen. Når Afdelinger-udvidelsen er aktiv, er dette felt påkrævet.

Klik på dropdown-menuen for at se listen over tilgængelige afdelinger. Listen viser kun de afdelinger, du selv har adgang til.

Vælg den relevante afdeling for leverandøren.

4. Fortsæt oprettelsen

Udfyld de resterende felter og gem leverandøren.

Rediger afdeling på eksisterende leverandør

1. Find leverandøren

Gå til Leverandører og find den leverandør, du vil redigere. Brug evt. afdelingsfilteret til at indsnævre listen.

2. Åbn leverandøren

Klik på leverandøren for at åbne redigeringsvisningen.

3. Skift afdeling

Find afdelingsfeltet og vælg en ny afdeling fra dropdown-menuen.

Bemærk: Hvis din virksomhed bruger flere e-conomic integrationer (multi-integration), er afdelingsfeltet låst og kan ikke ændres. Dette sikrer datakonsistens mellem Mobilplan og jeres regnskabssystem.

4. Gem ændringer

Klik Gem for at opdatere leverandøren.

Synlighed af leverandører

Når Afdelinger-udvidelsen er aktiv, påvirker det hvem der kan se hvilke leverandører:

For almindelige brugere

Brugere uden administratorrettigheder ser kun leverandører, der tilhører afdelinger, de selv er tilknyttet.

For administratorer

Administratorer kan se alle leverandører på tværs af alle afdelinger.

I leverandørlisten

Leverandørlisten viser en Afdeling-kolonne, der kan bruges til at:

Se hvilken afdeling hver leverandør tilhører
Filtrere listen efter specifik afdeling
Sortere leverandører efter afdeling

Multi-integration og låst afdeling

Hvis din virksomhed bruger flere e-conomic integrationer (én per afdeling), gælder særlige regler:

Afdelingen på en leverandør kan ikke ændres efter oprettelse
Feltet vises som låst med en informationsbesked
Dette sikrer at leverandørdata synkroniseres korrekt med den rigtige e-conomic-aftale

Ved import fra e-conomic tildeles leverandører automatisk den afdeling, der er knyttet til den pågældende integration.

Tips

Tænk jeres afdelingsstruktur igennem inden I begynder at tildele leverandører - det kan være tidskrævende at ændre senere
Brug afdelingsfilteret i leverandørlisten til hurtigt at finde relevante leverandører
Hvis en leverandør bruges af flere afdelinger, overvej om I har brug for separate leverandørposter per afdeling (relevant ved multi-integration)
Ved tvivl om hvilken afdeling en leverandør skal tilhøre, kontakt jeres indkøbsansvarlige eller den afdeling, der primært bruger leverandøren
Leverandører uden afdeling vil typisk blive bedt om at få tildelt en afdeling, når afdelingsmodulet aktiveres

Cookies