Opret en ny leverandør

Introduktion

Når du opretter en ny leverandør i Mobilplan, starter du med at udfylde leverandørens stamdata. Dette er de grundlæggende oplysninger, der identificerer leverandøren og gør det muligt at spore indkøb og samarbejde med eksterne partnere.

Felter i stamdata

Leverandørnummer

Leverandørnummeret er en unik identifikator for leverandøren i systemet.

• Automatisk generering: Hvis du lader feltet stå tomt, genererer systemet automatisk det næste ledige leverandørnummer baseret på det højeste eksisterende nummer
• Manuel indtastning: Du kan også selv indtaste et leverandørnummer - systemet validerer, at nummeret ikke allerede er i brug

Bemærk: Leverandørnummeret er et obligatorisk felt og kan ikke være tomt.

Navn

Indtast leverandørens officielle firmanavn.

Bemærk: Navnet trimmes automatisk for ekstra mellemrum ved gemning.

CVR-nummer

Leverandørens CVR-nummer (momsregistreringsnummer). Dette felt er valgfrit, men anbefales for at sikre korrekt identifikation af virksomheden.

Adresse

Udfyld leverandørens adresse med følgende felter:

• Vejnavn: Gadenavn og husnummer
• Postnummer: Postdistriktnummer
• By: Bynavn

Adressen bruges til at identificere leverandørens lokation og kan være nyttig ved planlægning af varemodtagelse.

Kontaktoplysninger

E-mail

Leverandørens primære e-mailadresse bruges til:

• Korrespondance vedrørende ordrer og leverancer
• Afsendelse af dokumenter og forespørgsler
• Generel kommunikation

Telefon

Leverandørens telefonnummer til daglig kontakt.

Notat

Et fritekstfelt til interne noter om leverandøren. Notater er kun synlige for administrationsbrugere.

Eksempler på brug:

• Særlige leveringsbetingelser
• Rabataftaler
• Kontaktpræferencer
• Historik med leverandøren

Afdeling (valgfrit)

Hvis din virksomhed benytter afdelinger, kan du tilknytte leverandøren til en specifik afdeling. Dette hjælper med at organisere leverandører og begrænse adgang for brugere, der kun har adgang til bestemte afdelinger.

Bemærk: Hvis din virksomhed benytter flere e-conomic integrationer, er afdelingsfeltet låst efter første tildeling og kan ikke ændres.

Trin-for-trin: Opret en leverandør

1. Gå til leverandørmodulet

Klik på Leverandører i hovedmenuen og derefter Opret leverandør eller brug plus-knappen.

2. Udfyld leverandørnummer

Systemet foreslår automatisk det næste ledige leverandørnummer. Tilpas om nødvendigt.

3. Indtast leverandørnavn

Udfyld leverandørens officielle firmanavn.

4. Tilføj CVR-nummer (valgfrit)

Indtast leverandørens CVR-nummer for nem identifikation.

5. Udfyld adresse

Indtast leverandørens adresse med vejnavn, postnummer og by.

6. Tilføj kontaktoplysninger

Udfyld e-mail og telefonnummer.

7. Tilføj noter (valgfrit)

Skriv eventuelle interne noter om leverandøren, som f.eks. særlige aftaler eller leveringsbetingelser.

8. Vælg afdeling (hvis relevant)

Hvis din virksomhed benytter afdelinger, vælg den relevante afdeling fra dropdown-menuen.

9. Gem leverandøren

Klik Gem eller Næste for at fortsætte til næste trin i leverandøroprettelsen.

Validering

Systemet validerer følgende ved gemning:

• Leverandørnummeret må ikke være tomt
• Leverandørnummeret skal være unikt (ikke allerede i brug af en anden leverandør)
• Hvis afdelinger er aktiveret, skal der vælges en afdeling

Hvis valideringen fejler, vises en fejlmeddelelse, og du skal rette fejlen før du kan fortsætte.

Tips

• Hold leverandørnumre konsistente med dit økonomisystem for nem integration
• Udfyld altid e-mail, så du kan kommunikere direkte fra systemet
• Brug noter til vigtig information som leveringsbetingelser og rabataftaler
• Vælg den korrekte afdeling fra starten, da dette kan være svært at ændre senere ved visse integrationer
• Kontroller at CVR-nummeret er korrekt for at sikre nem identifikation og eventuel integration med økonomisystemer