Integration med registreringer

Introduktion

Materialekataloget er centralt i Mobilplan og bruges på tværs af flere moduler. Denne artikel forklarer, hvordan materialer flyder gennem systemet fra katalog til registrering, fakturering og økonomisystem.

Oversigt over integrationer

Materialer bruges i følgende sammenhænge:

Materialeregistrering på projekter

Sådan registreres materialer

1. Medarbejder åbner et projekt i appen eller admin
2. Vælger materialeregistrering
3. Søger eller scanner materiale fra kataloget
4. Angiver antal
5. Gemmer registreringen

Data der registreres

Ved materialeregistrering gemmes:

• Varenummer og navn fra kataloget
• Antal og enhed
• Kostpris og salgspris (på registreringstidspunktet)
• Medarbejder og tidspunkt
• Projekt-tilknytning

Prisberegning

Priser beregnes automatisk ved registrering:

• Kostpris total = Antal x Kostpris pr. enhed
• Salgspris total = Antal x Salgspris pr. enhed

Integration med Mobilplan App

Materialevalg i appen

Medarbejdere kan finde materialer på flere måder:

• Søgning - Fritekst på navn eller varenummer
• Kategori - Browser gennem kategorier
• Stregkode - Scan produktets stregkode
• Favoritter - Ofte brugte materialer

Synkronisering

Materialekataloget synkroniseres til appen:

• Nye materialer bliver tilgængelige ved næste synkronisering
• Opdaterede priser træder i kraft ved nye registreringer
• Slettede materialer fjernes fra app-listen

Offline-funktionalitet

Appen cacher materialedata, så registrering er mulig offline:

• Materialer kan vælges uden internetforbindelse
• Registreringer synkroniseres, når forbindelse genetableres

Integration med tilbudsmodulet

Forkalkulation

Ved oprettelse af tilbud kan materialer hentes fra kataloget:

• Kostpriser bruges til beregning af omkostninger
• Salgspriser bruges til tilbudspriser
• Antal estimeres baseret på projektomfang

Efterkalkulation

Ved projektafslutning sammenlignes:

• Forkalkulerede materialer vs. faktiske registreringer
• Budgetterede priser vs. reelle omkostninger
• Avance beregnes automatisk

Integration med økonomisystem

Eksport til e-conomic

Materialeregistreringer kan eksporteres til e-conomic:

1. Registreringer godkendes i Mobilplan
2. Eksport startes fra økonomimodulet
3. Data sendes til e-conomic som fakturalinjer

Eksporterede data:

• Varenummer (matches med e-conomic produkt)
• Antal og enhed
• Salgspris
• Projektreference

Varenummer-match

For korrekt eksport skal varenumre i Mobilplan matche produktnumre i økonomisystemet:

• Brug samme varenummerformat
• Opret produkter i begge systemer med samme nummer
• Ved mismatch fejler eksporten

Integration med leverandørprislister

Automatisk prisopdatering

Leverandører kan uploade prislister, der automatisk opdaterer kostpriser:

1. Leverandør uploader prisliste (Excel-format)
2. Systemet matcher på varenummer
3. Kostpriser opdateres automatisk

Fordele

• Priser holdes opdateret uden manuel indtastning
• Reducerer fejl ved prisopdateringer
• Sparer tid ved mange materialer

Registreringsflow

Typisk flow for materialeregistrering

1. Katalog: Materiale oprettes med stamdata og priser
      ↓
2. App: Medarbejder registrerer forbrug på projekt
      ↓
3. Admin: Registrering gennemgås og godkendes
      ↓
4. Økonomi: Eksport til fakturering/økonomisystem
      ↓
5. Rapportering: Data bruges i projektøkonomi

Brugerdefinerede felter

Kostpris og salgspris

Disse felter er typisk implementeret som brugerdefinerede felter:

• Giver fleksibilitet i prisstruktur
• Kan tilpasses virksomhedens behov
• Bruges automatisk ved registrering

Andre brugerdefinerede felter

Virksomheder kan tilføje egne felter, f.eks.:

• EAN-nummer
• Leverandørnummer
• Minimumsbeholdning
• Alternative enheder

Rapportering

Materialedata i rapporter

Registrerede materialer indgår i diverse rapporter:

• Projektøkonomi (forbrug pr. projekt)
• Medarbejderstatistik (registreringer pr. medarbejder)
• Materialeanalyse (mest brugte materialer)
• Avanceberegning (kostpris vs. salgspris)

Tips til god integration

Konsistent varenummerering

• Brug samme varenumre på tværs af systemer
• Følg leverandørens nummerering, hvis muligt
• Dokumenter varenummerstandarden

Regelmæssig prisopdatering

• Opdater priser ved leverandørændringer
• Brug automatisk prisimport, hvis tilgængelig
• Gennemgå priser minimum årligt

Korrekt kategorisering

• Gør det nemt for medarbejdere at finde materialer
• Brug logiske kategorinavne
• Begræns antallet af kategorier

Kvalitetssikring

• Godkend registreringer før eksport
• Tjek for usandsynlige mængder
• Følg op på materialer uden pris

Fejlfinding

Materiale vises ikke i app

• Tjek at materialet ikke er slettet
• Tjek at kategorien ikke er skjult
• Bed medarbejderen synkronisere appen

Forkerte priser ved eksport

• Tjek materialets kostpris og salgspris
• Verificer at priser var korrekte på registreringstidspunktet
• Kontroller prisfelter i brugerdefinerede felter

Eksport fejler

• Tjek at varenummeret findes i økonomisystemet
• Verificer integrationsopsætning
• Kontakt support ved gentagne fejl