Slet eller deaktiver materiale

Introduktion

Når materialer udgår eller ikke længere skal bruges, kan de slettes fra kataloget. Denne guide forklarer, hvornår du bør slette et materiale, og hvilke konsekvenser det har.

Sletning vs. deaktivering

Sletning

Ved sletning fjernes materialet fra materialelisten og kan ikke længere vælges ved registrering.

Hvornår slettes et materiale:

• Materialet er oprettet ved en fejl
• Materialet er et duplikat
• Materialet skal permanent fjernes

Deaktivering (soft delete)

Mobilplan bruger "soft delete", hvilket betyder at slettede materialer:

• Ikke vises i materialelisten
• Ikke kan vælges ved nye registreringer
• Stadig findes i databasen
• Bevarer historiske data

Trin-for-trin: Slet materiale

1. Find materialet

Gå til Materialer og find det materiale, du vil slette.

2. Åbn materialet

Klik på rediger-ikonet for at åbne redigeringsguiden.

3. Slet materialet

Klik på Slet knappen (typisk placeret nederst eller i et handlingsmenu).

4. Bekræft sletning

Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Klik Ja, slet for at bekræfte.

Konsekvenser af sletning

For nye registreringer

• Materialet kan ikke længere vælges
• Materialet vises ikke i søgeresultater
• Materialet fjernes fra app-materialevalg

For eksisterende registreringer

• Historiske registreringer bevares
• Tidligere registreringer viser stadig materialedata
• Rapporter inkluderer fortsat de gamle registreringer

For tilbud og kalkulationer

• Eksisterende tilbud med materialet påvirkes ikke
• Materialet kan ikke tilføjes til nye tilbud

For økonomisystem

• Eksporterede data forbliver uændrede
• Nye eksporter inkluderer ikke det slettede materiale

Alternativ: Skjul i app

Hvis du vil beholde materialet i admin, men fjerne det fra medarbejdernes app:

Brug kategori med "Skjul i app"

1. Opret en kategori kaldet f.eks. "Udgåede materialer"
2. Markér kategorien som "Skjul i app"
3. Flyt materialet til denne kategori
4. Materialet vises ikke i appen, men kan stadig bruges i admin

Fordele ved denne metode

• Materialet kan genaktiveres nemt
• Historiske data bevares fuldt ud
• Admin-brugere kan stadig tilgå materialet

Hvornår bør du slette?

Slet materialet hvis:

• Det er oprettet ved en fejl og aldrig brugt
• Det er et duplikat af et andet materiale
• Det indeholder forkerte data
• Virksomheden permanent stopper med at bruge det

Behold materialet hvis:

• Der findes historiske registreringer
• Det kan blive relevant igen i fremtiden
• Du har brug for historisk sporbarhed
• Økonomisystemintegration kræver materialet

Gendannelse af slettede materialer

Hvis et materiale er slettet ved en fejl, kontakt din systemadministrator. Slettede materialer kan i visse tilfælde gendannes fra databasen.

Bemærk: Gendannelse kræver teknisk adgang og er ikke en standardfunktion.

Oprydning i materialekataloget

Årlig gennemgang

Planlæg en årlig gennemgang af materialekataloget:

1. Identificer ubrugte materialer - Materialer uden registreringer det seneste år
2. Vurder relevans - Er materialet stadig relevant?
3. Tag beslutning - Slet, skjul eller behold
4. Dokumenter - Hold styr på hvad der er gjort

Tjekliste før sletning

Før du sletter et materiale, tjek følgende:

• Findes der registreringer på materialet?
• Er materialet brugt i aktive tilbud?
• Er materialet synkroniseret med økonomisystem?
• Kan materialet blive relevant igen?
• Er der kolleger, der stadig bruger materialet?

Sletning af materialkategorier

Kategorier kan også slettes, men vær opmærksom på:

• Materialer i kategorien mister deres kategoritilknytning
• Overvej at flytte materialer til anden kategori først
• Tomme kategorier kan slettes uden konsekvenser

Trin-for-trin: Slet kategori

1. Gå til Materialer > Kategorier
2. Find kategorien, der skal slettes
3. Klik på slet-ikonet
4. Bekræft sletningen

Tips

• Lav en backup (eksport) før større oprydninger
• Start med at skjule i stedet for at slette, hvis du er i tvivl
• Involver relevante kolleger før sletning af flittigt brugte materialer
• Dokumenter hvorfor materialer slettes
• Planlæg regelmæssig oprydning for at holde kataloget aktuelt
• Overvej konsekvenser for rapportering før sletning