Kvalitetssikring

Introduktion

Kvalitetssikring handler om at dokumentere, at arbejdet er udført korrekt. Med skemaer i Mobilplan kan du etablere et systematisk workflow, der sikrer ensartet kvalitetskontrol på tværs af alle projekter.

Denne guide viser dig, hvordan du opsætter et komplet kvalitetssikrings-workflow fra start til slut.

Workflow-oversigt

Et typisk kvalitetssikrings-workflow består af følgende trin:

1. Opsætning - Opret skema med relevante kontrolpunkter
2. Tilknytning - Gør skemaet tilgængeligt eller obligatorisk på projekter
3. Udfyldelse - Medarbejder udfylder i felten med foto og underskrift
4. Generering - PDF genereres automatisk
5. Distribution - PDF arkiveres og sendes til relevante parter

Trin 1: Opret kvalitetsskema

Planlæg indholdet

Før du opretter skemaet, overvej:

• Hvilke kontrolpunkter er vigtige for jeres arbejde?
• Skal kunden underskrive?
• Hvilke fotos skal dokumentere arbejdet?
• Er der lovkrav eller certificeringskrav, der skal opfyldes?

Opret skemaet

1. Gå til Indstillinger > Skemaer > Opret nyt skema
2. Giv skemaet en titel, f.eks. "Kvalitetskontrol - Aflevering"
3. Vælg Obligatorisk ved projektafslutning hvis skemaet skal udfyldes før projektet kan lukkes

Eksempel på kvalitetsskema-struktur

Trin 2: Konfigurer distribution

Arkivering

Aktivér Gem i projektarkiv så PDF'en automatisk arkiveres på projektet. Dette er essentielt for:

• Dokumentation ved reklamationer
• Eftervisning overfor kunde eller myndigheder
• Intern kvalitetsopfølgning

Automatisk e-mail

Konfigurer hvem der automatisk modtager PDF'en:

Trin 3: Udfyldelse i felten

Medarbejderens proces

1. Åbn projektet i appen
2. Gå til Skemaer
3. Find kvalitetsskemaet
4. Udfyld alle punkter
5. Tag de nødvendige fotos
6. Bed kunden om underskrift
7. Gem skemaet

Tips til medarbejdere

• Tag fotos i god belysning
• Sørg for at fotos tydeligt viser det udførte arbejde
• Lad kunden læse skemaet igennem før underskrift
• Gem først når alt er udfyldt korrekt

Trin 4: Automatisk generering og arkivering

Når skemaet gemmes:

1. Systemet genererer en PDF baseret på din skabelon
2. PDF'en arkiveres i projektets filarkiv
3. Eventuelle e-mails sendes automatisk

Trin 5: Integration med Dokumentportal

For at samle kvalitetsdokumentation og sende til kunden via Dokumentportalen:

Saml dokumentation

1. Gå til projektet i admin-panelet
2. Åbn Filer-fanen
3. Find de relevante filer:
   • Udfyldte skemaer (PDF)
   • Fotos
   • Andre relevante dokumenter

Send via Dokumentportal

1. Marker de filer, der skal sendes
2. Klik Send via Dokumentportal
3. Vælg modtager (kunde, kontaktperson eller specifik e-mail)
4. Tilføj en besked (valgfrit)
5. Send

Fordel: Dokumentportalen giver kunden adgang til alle filer i en samlet visning med professionelt layout.

Best practices for kvalitetssikring

Design af skemaer

• Hold skemaer fokuserede - bedre med flere specifikke skemaer end ét langt generelt
• Brug ja/nej spørgsmål til tjeklister for hurtig udfyldelse
• Gør kun kritiske felter obligatoriske
• Inkluder altid foto-dokumentation

Implementering

• Involver medarbejdere i design af skemaer
• Test skemaer i praksis før de gøres obligatoriske
• Giv træning i korrekt udfyldelse
• Følg op på feedback og tilpas løbende

Opfølgning

• Gennemgå udfyldte skemaer regelmæssigt
• Identificer mønstre i mangler eller problemer
• Brug data til at forbedre arbejdsprocesser
• Anerkend medarbejdere for god dokumentation

Eksempel: Komplet afleveringsworkflow

Skema: "Afleveringsrapport"

Indstillinger:

• Obligatorisk ved projektafslutning
• Gem i projektarkiv
• Send til kunde

Spørgsmål:

1. Overskrift: Afleveringskontrol
2. Dato: Afleveringsdato (obligatorisk)
3. Enkelt mulighed: Arbejde udført som aftalt (Ja/Nej/Delvist) (obligatorisk)
4. Tekst, flere linjer: Beskrivelse af eventuelle afvigelser
5. Overskrift: Dokumentation
6. Foto: Billeder af færdigt arbejde (min. 3) (obligatorisk)
7. Overskrift: Kundeaccept
8. Ja/Nej: Kunden har modtaget gennemgang af arbejdet (obligatorisk)
9. Tekst: Kundens fulde navn (obligatorisk)
10. Underskrift: Kundens signatur (obligatorisk)

Resultat: Et professionelt dokument, der bekræfter at arbejdet er afleveret og godkendt af kunden.

Tips

• Start med ét obligatorisk skema og udvid gradvist
• Brug tidsstempler i filnavne for nem organisering
• Overvej forskellige skemaer til forskellige projekttyper
• Integrer med jeres eksisterende kvalitetssystem
• Hold skemaer opdateret når processer ændres