Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Fælles filarkiv er Mobilplans centrale dokumentbibliotek, hvor virksomheden kan uploade, organisere og dele filer med alle medarbejdere. Arkivet er tilgængeligt både fra administrationen og fra Mobilplan-appen.
Adgang fra administrationen
Åbn Fælles filarkiv
Gå til Administration > Fælles filarkiv i hovedmenuen.
Oversigt
Når du åbner Fælles filarkiv, ser du:
| Element | Beskrivelse |
|---|---|
| Søgefelt | Søg efter filer på tværs af alle mapper |
| Filgrupper | Organiserede mapper med filer |
| Visningsindstillinger | Skift mellem gitter- og listevisning |
| Filtermenu | Filtrer på filtyper (PDF, fotos, e-mails, andre) |
Skift visning
Brug skyderen i øverste højre hjørne til at justere antallet af kolonner:
- 1 kolonne: Detaljevisning med fil-information
- 2-5 kolonner: Gittervisning for hurtigere overblik
Adgang fra Mobilplan-appen
Fælles filarkiv er tilgængeligt direkte i Mobilplan-appen, så medarbejdere kan tilgå vigtige dokumenter, sikkerhedsdatablade og arbejdsinstruktioner, uanset hvor de befinder sig.
Filarkivets placering i appen
I Mobilplan-appen findes Fælles filarkiv typisk under:
- Hovedmenuen > Fælles filarkiv
- Eller via genvej på startskærmen (hvis konfigureret)
Hvad kan medarbejdere se?
Medarbejdere ser kun filer, der er markeret som "Delt med medarbejderne" i administrationen. Filer med adgangsniveauet "Låst til kontoret" vises ikke i appen.
Funktioner i appen
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
| Gennemse filer | Se alle filgrupper og navigér mellem mapper |
| Søg | Find filer på navn, titel eller mærkater |
| Åbn filer | Billeder vises i fuld skærm, PDF åbnes i enhedens læser |
| Offline adgang | Filer kan markeres til offline brug |
Synkronisering
Når nye filer uploades til Fælles filarkiv:
- Filen tilføjes med adgangsniveau "Delt med medarbejderne"
- Ved næste synkronisering vises filen i appen
- Synkronisering sker automatisk, når appen åbnes
Der kan være en kort forsinkelse (få minutter) fra en fil uploades, til den vises i appen.
Adgangsniveauer
Hver fil kan have et af to adgangsniveauer:
| Niveau | Synlighed | Anvendelse |
|---|---|---|
| Delt med medarbejderne | Administration + App | Filer alle skal have adgang til |
| Låst til kontoret | Kun administration | Interne dokumenter, udkast, fortroligt |
Et lås-ikon viser, om filen er begrænset til kontoret.
Skift adgangsniveau
- Åbn filens detaljer i administrationen
- Skift adgangsniveau
- Gem ændringen
- Ændringen synkroniseres til appen
Brugerrettigheder
Adgang til Fælles filarkiv styres via brugerrettigheder:
| Rettighed | Muligheder |
|---|---|
| Læseadgang | Se og downloade filer |
| Skriveadgang | Uploade, redigere og flytte filer |
| Sletteadgang | Slette filer og filgrupper |
Kontakt din administrator, hvis du mangler adgang til funktioner.
Offline tilgængelighed
For filer, der skal være tilgængelige uden internet:
- Markér filer som "Tilgængelig offline" i administrationen
- Filer downloades til enheden ved synkronisering
- Medarbejderen kan tilgå filerne uden forbindelse
Bemærk: Offline-filer optager plads på enhedens lager.
Typiske anvendelser
| Dokumenttype | Eksempel |
|---|---|
| Sikkerhedsdatablade | Kemikalier og materialer |
| Arbejdsinstruktioner | Trin-for-trin vejledninger |
| Produktdokumentation | Tekniske specifikationer |
| Skabeloner | Formularer og tjeklister |
Tips
- Brug søgefunktionen til hurtigt at finde specifikke filer
- Organiser filer i logiske filgrupper for bedre overblik
- Sæt adgangsniveau korrekt, så medarbejdere kun ser relevante filer
- Giv filer beskrivende titler, så de er nemme at finde i appen
- Aktivér offline-adgang for vigtige dokumenter, medarbejdere ofte har brug for
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.