Mapper

Introduktion

Fælles filarkiv bruger filgrupper til at organisere dokumenter og billeder. En velorganiseret mappestruktur gør det nemt for alle at finde de rigtige filer.

Forudsætninger

• Adgang til Fælles filarkiv
• Skriveadgang for at oprette nye filgrupper

Filgrupper

Filgrupper fungerer som mapper i filarkivet. Hver filgruppe kan indeholde et ubegrænset antal filer.

Standardgruppen

Alle nye filarkiver indeholder gruppen "Generelle billeder og filer". Denne gruppe kan ikke slettes og bruges til filer, der ikke hører til en specifik kategori.

Trin-for-trin: Opret en filgruppe

1. Åbn menuen

Klik på menuikonet (tre vandrette streger) øverst i filarkivet.

2. Vælg "Opret filgruppe"

Klik på Opret filgruppe i dropdown-menuen.

3. Angiv navn

Indtast et beskrivende navn til filgruppen i dialogboksen.

Gode navne:

• "Sikkerhedsdatablade"
• "Arbejdsinstruktioner - VVS"
• "Produktkataloger 2024"

4. Bekræft

Klik OK for at oprette filgruppen. Den nye gruppe vises nu i oversigten.

Trin-for-trin: Omdøb en filgruppe

1. Find filgruppen

Lokaliser den filgruppe, du vil omdøbe.

2. Åbn gruppemenuen

Klik på de tre prikker eller menuikonet ved filgruppens overskrift.

3. Vælg "Omdøb"

Klik på Omdøb i menuen.

4. Indtast nyt navn

Skriv det nye navn i dialogboksen og klik OK.

Trin-for-trin: Slet en filgruppe

1. Kontroller indhold

Sørg for, at filgruppen er tom, eller at filerne kan slettes. Filer i gruppen slettes sammen med gruppen.

2. Åbn gruppemenuen

Klik på de tre prikker ved filgruppens overskrift.

3. Vælg "Slet"

Klik på Slet i menuen.

4. Bekræft sletning

Bekræft, at du vil slette filgruppen. Denne handling kan ikke fortrydes.

Navigation i filarkivet

Søgning

Brug søgefeltet til at finde filer på tværs af alle filgrupper:

1. Indtast søgeord i søgefeltet
2. Resultater vises øjeblikkeligt
3. Klik på en fil for at åbne den
4. Tryk Escape for at lukke søgeresultater

Søgningen omfatter:

• Filnavne
• Filtitler
• Filstier
• Mærkater (tags)

Filtrering

Filtrer visningen efter filtype:

1. Klik på menuikonet
2. Under Filtre kan du til- eller fravælge:
   • PDF
   • Fotos
   • E-mails
   • Andre typer

Visningsindstillinger

Skift mellem forskellige visninger:

Anbefalet mappestruktur

Eksempel: Håndværksvirksomhed

Generelle billeder og filer
Sikkerhedsdatablade
├── Kemikalier
├── Materialer
Arbejdsinstruktioner
├── VVS
├── El
├── Tømrer
Produktkataloger
Skabeloner
├── Tilbudsskabeloner
├── Kontrakter
Firmapolitikker

Navngivningskonventioner

• Brug klare, beskrivende navne
• Undgå forkortelser, medmindre de er alment kendte
• Overvej at tilføje årstal for tidsfølsomt indhold
• Hold navne korte, men informative

Tips

• Planlæg din mappestruktur inden du begynder at uploade filer
• Brug konsistent navngivning på tværs af alle filgrupper
• Begræns antallet af hovedgrupper til 10-15 for bedre overblik
• Gennemgå og ryd op i filarkivet regelmæssigt
• Informer medarbejdere om mappestrukturen, så alle gemmer filer det rigtige sted