Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Ved at tilføje beskrivelser og metadata til filer gør du dem nemmere at finde og forstå. Denne guide viser, hvordan du redigerer filoplysninger.
Forudsætninger
- Skriveadgang til filarkiv-modulet
Trin-for-trin: Åbn filens redigeringsside
1. Find filen
Lokaliser filen i filarkiv-oversigten.
2. Åbn detaljer
Klik på rediger-ikonet (blyant) ved filen, eller klik direkte på filen for at åbne detaljesiden.
Filoplysninger du kan redigere
Titel
Filens viste navn i systemet.
- Erstatter det tekniske filnavn med et læsevenligt navn
- Bruges i søgeresultater og oversigter
- Vises i Mobilplan-appen
Eksempel: Ændre "IMG_20240115_093042.jpg" til "Før-billede - Kundens køkken"
Beskrivelse
En længere tekst, der beskriver filens indhold.
- Brug beskrivelsen til at forklare filens formål
- Tilføj relevant kontekst
- Støtter linjeskift for bedre læsbarhed
Eksempel: "Foto taget ved første besigtigelse. Viser tilstanden af eksisterende køkkeninstallation inden renovering påbegyndes."
Filgruppe
Vælg hvilken mappe filen skal tilhøre.
- Vælg fra dropdown-menuen
- Filen flyttes automatisk til den nye gruppe
- Vælg "Ingen valgt" for standardgruppen
Mærkater (Tags)
Tilføj nøgleord for bedre søgning.
- Vælg fra eksisterende mærkater
- Mærkater vises med farver
- Søgning finder filer baseret på mærkater
Adgangsniveau
Bestem hvem der kan se filen.
| Niveau | Beskrivelse |
|---|---|
| Delt med medarbejderne | Synlig i administrationen og appen |
| Låst til kontoret | Kun synlig i administrationen |
Trin-for-trin: Rediger filoplysninger
1. Åbn redigeringssiden
Klik på rediger-ikonet ved filen.
2. Udfyld felterne
Rediger de ønskede felter:
- Titel
- Beskrivelse
- Filgruppe
- Mærkater
- Adgangsniveau
3. Gem ændringerne
Klik Gem for at gemme dine ændringer.
Filoplysninger der vises (kun læsning)
Følgende oplysninger vises, men kan ikke redigeres:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Filtype | Billede, PDF, dokument osv. |
| Oprettet | Dato og tidspunkt for upload |
| Oprettet af | Brugeren der uploadede filen |
| Filsti | Den tekniske placering på serveren |
Brug af mærkater
Mærkater gør det nemt at kategorisere og finde filer.
Tilføj mærkater
- Find feltet Mærkater på redigeringssiden
- Klik på dropdown-menuen
- Vælg en eller flere mærkater
- Gem ændringerne
Fordele ved mærkater
- Søg på mærkater for at finde relaterede filer
- Kategoriser filer på tværs af filgrupper
- Skab konsistent organisering i virksomheden
Adgangsniveau i praksis
Hvornår bruge "Delt med medarbejderne"
- Dokumenter, medarbejdere skal kunne tilgå i felten
- Sikkerhedsdatablade
- Arbejdsinstruktioner
- Produktinformation
Hvornår bruge "Låst til kontoret"
- Interne dokumenter kun til administrativt brug
- Følsomme dokumenter
- Udkast der ikke er klar til deling
Tips
- Giv alle filer en beskrivende titel for bedre søgbarhed
- Brug beskrivelsesfeltet til vigtig kontekstinformation
- Tilføj mærkater konsekvent for at lette fremtidig søgning
- Gennemgå adgangsniveauet, så medarbejdere kun ser relevante filer
- Ved upload af mange filer, tag tid til at tilføje metadata efterfølgende
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.