Start en løngennemgang

Introduktion

Før du kan gennemgå og eksportere lønlinjer, skal du starte en løngennemgang for den ønskede periode. Denne handling samler alle godkendte registreringer og låser dem, så de ikke kan ændres under lønprocessen.

Kun godkendte registreringer inden for den valgte periode bliver taget med i løngennemgangen.

Når løngennemgangen er startet, er næste skridt typisk at gennemgå, kontrollere og godkende de dannede lønlinjer, før der eksporteres til lønsystemet.

1. Sådan starter du en løngennemgang

Trin-for-trin: Start en ny løngennemgang

1. Gå til Lønadministration i hovedmenuen
2. Sørg for at du er på fanen Gennemgang
3. Vælg periodeafgrænsning:
   • Fra dato: Første dag i perioden (typisk månedens start eller lønperiode-start)
   • Til dato: Sidste dag i perioden
4. Klik Start gennemgang

Bemærk: Systemet foreslår ofte den næste logiske periode baseret på jeres lønfrekvens (månedsløn, 14-dages løn osv.).

Vælg korrekt periode

Tip: Vælg altid perioden, så den matcher jeres lønsystems forventede datointerval. Dette undgår problemer ved import i lønsystemet.

2. Hvad sker der, når du starter løngennemgangen?

Når du starter en løngennemgang, låses alle registreringer i den valgte periode. Dette har flere konsekvenser:

For medarbejdere

• Kan ikke rette eksisterende registreringer i perioden
• Kan ikke tilføje nye registreringer i perioden
• Ser en besked om at perioden er låst for lønkørsel

For godkendere i Godkendt registreringer

• Kan ikke ændre eller fortryde godkendelser i perioden
• Kan ikke afvise registreringer i perioden
• Ser at registreringerne er låst til lønbehandling

For lønansvarlige i Lønadministration

• Har fuld adgang til at gennemgå og godkende lønlinjer
• Kan tilføje manuelle lønlinjer
• Kan eksportere når alt er godkendt

Vigtigt: Låsningen sikrer dataintegritet. Uden låsning kunne registreringer ændres, mens du gennemgår dem, hvilket ville føre til fejl i lønnen.

3. Advarsler ved opstart

Systemet kan vise advarsler, når du starter en løngennemgang:

Ikke-godkendte registreringer

Advarsel: Der er 12 ikke-godkendte registreringer i perioden. Disse vil ikke indgå i lønkørslen.

Handling: Overvej om registreringerne skal godkendes først i Registreringsgodkendelse.

Overlappende periode

Advarsel: Den valgte periode overlapper med en eksisterende lønkørsel.

Handling: Justér datoerne eller afslut den eksisterende lønkørsel først.

Manglende registreringer

Info: Følgende medarbejdere har ingen registreringer i perioden:

• Anders Nielsen
• Mette Hansen

Handling: Kontrollér om dette er forventet (ferie, sygdom) eller om medarbejderne har glemt at registrere.

4. Annullér en løngennemgang

Hvis du har valgt forkert periode eller skal afbryde af anden årsag, kan du annullere:

Trin-for-trin: Annullér løngennemgang

1. Gå til Lønadministration > Gennemgang
2. Klik på Annullér
3. Bekræft annulleringen i dialogen

Hvad sker der ved annullering?

• Alle lønlinjer i gennemgangen slettes
• Registreringerne låses op igen
• Medarbejdere og godkendere får adgang til at rette registreringer
• Eventuelle manuelle lønlinjer du har tilføjet slettes også

Vigtigt: Annullering nulstiller al arbejde i den pågældende gennemgang. Hvis du har godkendt mange medarbejdere, vil dette arbejde skulle gøres forfra.

Begrænsninger for annullering

Du kan ikke annullere en løngennemgang, hvis:

• Der er eksporteret data til lønsystemet
• Perioden er arkiveret
• Andre brugere arbejder aktivt i gennemgangen (afhænger af opsætning)

Hvis du ikke kan annullere på grund af aktive brugere, skal du typisk vente til gennemgangen ikke længere er i brug eller kontakte jeres administrator.

5. Flere samtidige perioder

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at have flere løngennemgange kørende:

Eksempel: Månedslønnede og timelønnede har forskellige lønperioder.

Dette kræver typisk, at:

• Medarbejdere er opdelt i løngrupper
• Hver løngruppe har sin egen gennemgang
• Eksport sker separat for hver gruppe

Kontakt jeres administrator, hvis I har behov for flere samtidige perioder.

6. Fejlfinding

Kan ikke starte ny gennemgang

Problem: Knappen "Start løngennemgang" er deaktiveret.

Mulige årsager:

1. Der er allerede en aktiv gennemgang - afslut eller annullér den først
2. Du mangler rettigheder til at starte løngennemgang
3. Systemfejl - kontakt support

Registreringer mangler i gennemgangen

Problem: En medarbejders registreringer vises ikke.

Mulige årsager:

1. Registreringerne er ikke godkendt i Registreringsgodkendelse
2. Registreringerne ligger uden for den valgte periode
3. Medarbejderen er ikke i den valgte løngruppe

Låsning virker ikke

Problem: Medarbejdere kan stadig rette registreringer.

Mulig årsag: Registreringerne er fra en anden periode end den låste. Kontrollér datoerne.

7. Ofte stillede spørgsmål

Hvordan foreslår systemet automatisk en lønperiode?

• Systemet kan foreslå den næste logiske periode ud fra jeres lønfrekvens. Du bør stadig kontrollere, at datoerne matcher jeres faktiske lønopsætning og forventede importinterval i lønsystemet.

Hvilke registreringer kommer med i løngennemgangen?

• Kun godkendte registreringer inden for den valgte periode indgår i løngennemgangen. Registreringer, der ikke er godkendt, eller som ligger uden for perioden, kommer ikke med

Kan medarbejdere ændre eller oprette registreringer, når perioden er låst?

• Nej. Når løngennemgangen er startet, kan medarbejdere hverken rette eksisterende registreringer eller tilføje nye registreringer i den låste periode.

Kan godkendere ændre godkendelser, efter løngennemgangen er startet?

• Nej. Når perioden er låst til lønbehandling, kan godkendere ikke ændre, fortryde eller afvise registreringer i perioden.

Hvad er næste skridt, når løngennemgangen er startet?

• Når løngennemgangen er startet, gennemgår lønansvarlige de dannede lønlinjer, tilføjer eventuelle manuelle lønlinjer og godkender grundlaget, før data eksporteres til lønsystemet.

Hvornår kan en løngennemgang ikke annulleres?

• En løngennemgang kan ikke annulleres, hvis data allerede er eksporteret, perioden er arkiveret, eller andre brugere arbejder aktivt i gennemgangen.

Kan man have flere løngennemgange kørende samtidig?

• Ja, i nogle tilfælde. Det bruges typisk, når forskellige medarbejdergrupper har forskellige lønperioder, og det kræver som regel opsætning med løngrupper og separat eksport.

Tips

• Vælg altid perioden, så den matcher jeres lønsystem præcist
• Tjek for ikke-godkendte registreringer før du starter
• Kommunikér til medarbejderne, at registreringsfristen nærmer sig
• Start løngennemgangen et par dage før lønkørslen, så der er tid til gennemgang
• Hav en fast procedure for, hvornår perioden låses