Start en løngennemgang

Introduktion

Før du kan gennemgå og eksportere lønlinjer, skal du starte en løngennemgang for den ønskede periode. Denne handling samler alle godkendte registreringer og låser dem, så de ikke kan ændres under lønprocessen.

1. Start en ny løngennemgang

1. Gå til Lønadministration i hovedmenuen
2. Sørg for at du er på fanen Gennemgang
3. Vælg periodeafgrænsning:
   • Fra dato: Første dag i perioden (typisk månedens start eller lønperiode-start)
   • Til dato: Sidste dag i perioden
4. Klik Løngennemgang

Bemærk: Systemet foreslår ofte den næste logiske periode baseret på jeres lønfrekvens (månedsløn, 14-dages løn osv.)

2. Vælg korrekt periode

Tip: Vælg altid perioden, så den matcher jeres lønsystems forventede datointerval. Dette undgår problemer ved import i lønsystemet.

3. Hvad sker der ved låsning?

Når du starter en løngennemgang, låses alle registreringer i den valgte periode. Dette har flere konsekvenser:

For medarbejdere

• Kan ikke rette eksisterende registreringer i perioden
• Kan ikke tilføje nye registreringer i perioden
• Ser en besked om at perioden er låst for lønkørsel

For godkendere i Registreringsgodkendelse

• Kan ikke ændre eller fortryde godkendelser i perioden
• Kan ikke afvise registreringer i perioden
• Ser at registreringerne er låst til lønbehandling

For lønansvarlige i Lønadministration

• Har fuld adgang til at gennemgå og godkende lønlinjer
• Kan tilføje manuelle lønlinjer
• Kan eksportere når alt er godkendt

Vigtigt: Låsningen sikrer dataintegritet. Uden låsning kunne registreringer ændres, mens du gennemgår dem, hvilket ville føre til fejl i lønnen.

4. Advarsler ved opstart

Systemet kan vise advarsler, når du starter en løngennemgang:

Ikke-godkendte registreringer

Advarsel: Der er 12 ikke-godkendte registreringer i perioden. Disse vil ikke indgå i lønkørslen.
Handling: Overvej om registreringerne skal godkendes først i Registreringsgodkendelse.

Overlappende periode

Advarsel: Den valgte periode overlapper med en eksisterende lønkørsel.
Handling: Justér datoerne eller afslut den eksisterende lønkørsel først.

Manglende registreringer

Info: Følgende medarbejdere har ingen registreringer i perioden:

• Anders Nielsen
• Mette Hansen

Handling: Kontrollér om dette er forventet (ferie, sygdom) eller om medarbejderne har glemt at registrere.

5. Ofte stillede spørgsmål

Hvad betyder det, hvis der er ikke-godkendte registreringer i perioden?

• Ikke-godkendte registreringer vil ikke indgå i lønkørslen, så du bør overveje, om de skal godkendes først i Godkend registreringer.

Hvad gør jeg, hvis perioden overlapper med en eksisterende lønkørsel?

• Du skal justere datoerne eller afslutte den eksisterende lønkørsel først.

Hvorfor har nogle medarbejdere ingen registreringer i perioden?

• Kontrollér, om det er forventet, for eksempel ved ferie eller sygdom, eller om medarbejderen har glemt at registrere.

Hvorfor er knappen “Løngennemgang” deaktiveret?

• Der kan allerede være en aktiv gennemgang, du kan mangle rettigheder, eller der kan være en systemfejl.

Hvorfor vises en medarbejders registreringer ikke i gennemgangen?

• Registreringerne er muligvis ikke godkendt, ligger uden for den valgte periode, eller medarbejderen er ikke i den valgte løngruppe.

Hvorfor kan medarbejdere stadig rette registreringer, selv om perioden er låst?

• Registreringerne kan være fra en anden periode end den låste, så du skal kontrollere datoerne.

Hvordan annullerer jeg en løngennemgang?

• Gå til Lønadministration > Gennemgang, klik på Annullér, og bekræft derefter i dialogen.

Hvad sker der, hvis jeg annullerer en løngennemgang?

• Alle lønlinjer i gennemgangen slettes, registreringerne låses op igen, medarbejdere og godkendere får adgang til at rette registreringer, og eventuelle manuelle lønlinjer slettes også.

Hvornår kan jeg ikke annullere en løngennemgang?

• Du kan ikke annullere en løngennemgang, hvis der er eksporteret data til lønsystemet, perioden er arkiveret, eller andre brugere arbejder aktivt i gennemgangen.

Kan vi have flere løngennemgange kørende samtidig?

• Ja, i nogle tilfælde kan det være nødvendigt, for eksempel hvis månedslønnede og timelønnede har forskellige lønperioder, men det kræver typisk opdeling i løngrupper og separat eksport for hver gruppe.

Hvad betyder det, at perioden låses?

• Når du starter en løngennemgang, låses alle registreringer i den valgte periode, så medarbejdere og godkendere ikke længere kan ændre dem under lønbehandlingen.