Start en løngennemgang

Introduktion

Før du kan gennemgå og eksportere lønlinjer, skal du starte en løngennemgang for den valgte periode. Det samler alle godkendte registreringer ét sted og låser dem, så de ikke kan ændres undervejs.

1. Start en ny løngennemgang

1. Gå til Lønadministration i hovedmenuen
2. Sørg for at du er på fanen Gennemgang
3. Vælg periodeafgrænsning:
   • Fra dato: Første dag i perioden (typisk månedens start eller lønperiode-start)
   • Til dato: Sidste dag i perioden
4. Klik Løngennemgang

Bemærk: Systemet foreslår den næste logiske periode baseret på jeres lønfrekvens (månedsløn, 14-dages løn osv.).

2. Vælg korrekt periode

Vælg altid en periode, der matcher det datointerval jeres lønsystem forventer.

3. Hvad sker der ved låsning?

Når du starter en løngennemgang, låses alle registreringer i den valgte periode.

For medarbejdere

• Kan ikke rette eksisterende registreringer i perioden
• Kan ikke tilføje nye registreringer i perioden
• Ser en besked om at perioden er låst for lønkørsel

For godkendere i Godkend registreringer

• Kan ikke ændre eller fortryde godkendelser i perioden
• Kan ikke afvise registreringer i perioden
• Ser at registreringerne er låst til lønbehandling

For lønansvarlige i Lønadministration

• Har fuld adgang til at gennemgå og godkende lønlinjer
• Kan tilføje manuelle lønlinjer
• Kan eksportere når alt er godkendt

Låsningen sikrer, at data ikke ændres mens lønkørslen er i gang.

4. Advarsler ved opstart

Systemet kan vise advarsler, når du starter en løngennemgang.

Ikke-godkendte registreringer

Advarsel: Der er 12 ikke-godkendte registreringer i perioden. Disse vil ikke indgå i lønkørslen.
Handling: Overvej om registreringerne skal godkendes først i Godkend registreringer.

Overlappende periode

Advarsel: Den valgte periode overlapper med en eksisterende lønkørsel.
Handling: Justér datoerne eller afslut den eksisterende lønkørsel først.

Manglende registreringer

Info: Følgende medarbejdere har ingen registreringer i perioden:

• Anders Nielsen
• Mette Hansen

Handling: Tjek om det er forventet (ferie, sygdom), eller om medarbejderne har glemt at registrere.

5. Annullér en løngennemgang

Er en løngennemgang startet ved en fejl, eller skal den startes forfra, kan du annullere den.

Sådan annullerer du

1. Gå til Lønadministration > Gennemgang
2. Klik Annullér
3. Bekræft i dialogen

Hvad sker der ved annullering

• Alle lønlinjer i gennemgangen slettes
• Registreringerne låses op igen
• Medarbejdere og godkendere får adgang til at rette registreringer
• Eventuelle manuelle lønlinjer slettes

Hvornår kan en gennemgang ikke annulleres

• Når der er eksporteret data til lønsystemet
• Når perioden er arkiveret
• Når andre brugere arbejder aktivt i gennemgangen

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor er knappen 'Løngennemgang' deaktiveret?

• Der kan allerede være en aktiv gennemgang, du kan mangle rettigheder, eller der kan være en systemfejl.

Hvorfor vises en medarbejders registreringer ikke i gennemgangen?

• Registreringerne er muligvis ikke godkendt, ligger uden for den valgte periode, eller medarbejderen er ikke i den valgte løngruppe.

Hvorfor kan medarbejdere stadig rette registreringer, selv om perioden er låst?

• Registreringerne kan være fra en anden periode end den låste. Tjek datoerne.

Kan vi have flere løngennemgange kørende samtidig?

• Ja. Det kan give mening, hvis månedslønnede og timelønnede har forskellige lønperioder. Det kræver opdeling i løngrupper og separat eksport for hver gruppe.