Arkiv og historik

Introduktion

Arkiv-fanen i Lønadministration giver dig adgang til alle tidligere løneksporter. Her kan du se historik, downloade gamle eksportfiler og generere rapporter til revision og dokumentation.

1. Hvad du kan se i arkivet

I arkivet kan du se alle afsluttede lønperioder.

Arkivoversigten viser:

2. Find en tidligere periode

Du kan filtrere arkivet for at finde specifikke perioder:

• År: Vis kun eksporter fra et bestemt år
• Måned: Vis eksporter fra en bestemt måned
• Eksporteret af: Find eksporter kørt af en bestemt bruger
• Søg: Fritekst-søgning i perioder

3. Se detaljer for en arkiveret periode

Trin-for-trin: Åbn periodedetaljer

1. Find perioden i arkivlisten
2. Klik på perioden for at udvide
3. Du ser nu:
   • Liste over alle medarbejdere i perioden
   • Deres lønlinjer
   • Totaler pr. lønkode
   • Eventuelle noter eller kommentarer

Medarbejderdetaljer

Klik på en medarbejder for at se:

• Alle lønlinjer for perioden
• De underliggende registreringer
• Manuelle lønlinjer, der blev tilføjet
• Hvornår medarbejderen blev godkendt

Bemærk: Data i arkivet er låst og kan ikke ændres. Dette sikrer integritet og sporbarhed.

4. Download historiske eksportfiler

Hvis du har brug for den oprindelige eksportfil, kan du hente den fra arkivet.

Trin-for-trin: Download eksportfil

1. Find perioden i arkivlisten
2. Klik på Download (eller download-ikonet)
3. Filen downloades til din computer

Bemærk: Dette er den præcis samme fil, der blev genereret ved den oprindelige eksport. Den afspejler data på eksporttidspunktet.

Hvornår skal du downloade gamle filer?

5. Rapporter fra arkivet

Ud over eksportfiler kan du generere læsbare PDF-rapporter fra arkivet. Disse er velegnede til ledelse, revision og intern dokumentation.

Typer af lønrapporter

Oversigtsrapport:
Aggregeret oversigt over hele perioden med totaler pr. afdeling og lønkode.

Medarbejderrapport:
Detaljeret rapport for en enkelt medarbejder med alle lønlinjer.

Afdelingsrapport:
Rapport for en specifik afdeling med alle medarbejdere.

Projektrapport:
Lønomkostninger fordelt på projekter (hvis tilgængeligt).

Trin-for-trin: Generer lønrapport

1. Find perioden i arkivlisten
2. Klik på Rapport (eller rapport-ikonet)
3. Vælg rapporttype:
   • Oversigt
   • Pr. medarbejder
   • Pr. afdeling
   • Pr. projekt
4. Vælg evt. filtre (specifik afdeling, medarbejder osv.)
5. Klik Generer rapport
6. PDF'en downloades eller åbnes i nyt vindue

Indhold i lønrapporten

En typisk lønrapport indeholder:

Forside:

• Virksomhedsnavn og logo
• Periode
• Genereringsdato
• Genereret af

Oversigt:

• Antal medarbejdere
• Samlet bruttoløn
• Fordeling pr. lønkode
• Fordeling pr. afdeling

Detaljer:

• Lønlinjer pr. medarbejder
• Subtotaler
• Eventuelle bemærkninger

6. Dokumentation og revision

Arkivet er designet til at opfylde krav til revision og dokumentation.

Hvad revisoren typisk beder om

7. Opbevaring af historiske data

Arkiverede data gemmes i henhold til jeres virksomheds dataopbevaringsregler.

Standard opbevaringstid: 5 år (kan konfigureres)

Hvad gemmes:

• Alle lønlinjer
• Underliggende registreringer (reference)
• Eksportfiler
• Godkendelseslog
• Rapporter genereret på eksporttidspunktet

Hvad gemmes ikke:

• Midlertidige arbejdsfiler
• Slettet data fra før eksport

8. Ofte stillede spørgsmål

Kan data i arkivet ændres?

• Nej. Data i arkivet er låst og kan ikke ændres. Det sikrer integritet og sporbarhed.

Er den downloadede fil identisk med den oprindelige eksportfil?

• Ja. Den downloadede fil er den præcis samme fil, der blev genereret ved den oprindelige eksport, og den afspejler data på eksporttidspunktet.

Hvor længe gemmes arkiverede data?

• Standard opbevaringstid er 5 år. Opbevaringstiden kan konfigureres.

Hvorfor mangler en periode i arkivet?

• Hvis perioden stadig mangler efter nulstilling af filtre og søgning, blev den ikke eksporteret.

9. Fejlfinding

Eksportfil kan ikke downloades

Problem: Klik på download giver fejl eller ingen fil.

Mulige årsager:

1. Filen er slettet fra systemet (sjældent)
2. Teknisk fejl
3. Manglende rettigheder

Handling: Kontakt administrator eller support for at genskabe filen.

Data stemmer ikke med lønsystem

Problem: Arkivdata matcher ikke, hvad der står i lønsystemet.

Mulige årsager:

1. Manuelle rettelser i lønsystemet efter import
2. Forkert periode sammenlignes
3. Eksportfejl på importtidspunktet

Handling: Sammenlign eksportfilen med lønsystemets importlog. Dokumentér afvigelser.

Rapport viser forkerte totaler

Problem: Summen i rapporten stemmer ikke.

Mulige årsager:

1. Filter er aktivt og skjuler data
2. Rapporten dækker kun en delmængde
3. Afrundingsdifferencer

Handling: Generer rapporten uden filtre og sammenlign med eksportfilen.

Manglende periode i arkiv

Problem: En forventet periode findes ikke.

Mulige årsager:

1. Perioden blev annulleret før eksport
2. Test-eksport blev kørt, men ikke endelig eksport
3. Perioden er filtreret fra

Handling: Nulstil filtre og søg på perioden. Hvis den stadig mangler, blev den ikke eksporteret.