Arkiv og historik

Introduktion

Arkiv-fanen i Lønadministration giver dig adgang til alle tidligere løneksporter. Her kan du se historik, downloade gamle eksportfiler og generere rapporter til revision og dokumentation.

Arkiv-fanens formål

Arkivet tjener flere vigtige formål:

Historisk overblik:
Se alle afsluttede lønperioder med dato, beløb og hvem der eksporterede.

Dokumentation:
Fuld sporbarhed til revision og kontrol.

Geneksport:
Download tidligere eksportfiler hvis de skal bruges igen.

Rapportering:
Generer lønrapporter til ledelse eller revision.

Se tidligere eksporter

Trin-for-trin: Åbn arkivet

1. Gå til Lønadministration i hovedmenuen
2. Klik på fanen Arkiv
3. Du ser nu en liste over alle afsluttede lønperioder

Informationer i arkivoversigten

Filtrer i arkivet

Du kan filtrere arkivet for at finde specifikke perioder:

• År: Vis kun eksporter fra et bestemt år
• Måned: Vis eksporter fra en bestemt måned
• Eksporteret af: Find eksporter kørt af en bestemt bruger
• Søg: Fritekst-søgning i perioder

Se detaljer for en arkiveret periode

Trin-for-trin: Åbn periodedetaljer

1. Find perioden i arkivlisten
2. Klik på perioden for at udvide
3. Du ser nu:
   • Liste over alle medarbejdere i perioden
   • Deres lønlinjer
   • Totaler pr. lønkode
   • Eventuelle noter eller kommentarer

Medarbejderdetaljer

Klik på en medarbejder for at se:

• Alle lønlinjer for perioden
• De underliggende registreringer
• Manuelle lønlinjer, der blev tilføjet
• Hvornår medarbejderen blev godkendt

Bemærk: Data i arkivet er låst og kan ikke ændres. Dette sikrer integritet og sporbarhed.

Download gamle eksportfiler

Hvis du har brug for den oprindelige eksportfil, kan du hente den fra arkivet.

Trin-for-trin: Download eksportfil

1. Find perioden i arkivlisten
2. Klik på Download (eller download-ikonet)
3. Filen downloades til din computer

Bemærk: Dette er den præcis samme fil, der blev genereret ved den oprindelige eksport. Den afspejler data på eksporttidspunktet.

Hvornår skal du downloade gamle filer?

Lønrapport (PDF)

Ud over eksportfiler kan du generere læsbare PDF-rapporter fra arkivet. Disse er velegnede til ledelse, revision og intern dokumentation.

Typer af lønrapporter

Oversigtsrapport:
Aggregeret oversigt over hele perioden med totaler pr. afdeling og lønkode.

Medarbejderrapport:
Detaljeret rapport for en enkelt medarbejder med alle lønlinjer.

Afdelingsrapport:
Rapport for en specifik afdeling med alle medarbejdere.

Projektrapport:
Lønomkostninger fordelt på projekter (hvis tilgængeligt).

Trin-for-trin: Generer lønrapport

1. Find perioden i arkivlisten
2. Klik på Rapport (eller rapport-ikonet)
3. Vælg rapporttype:
   • Oversigt
   • Pr. medarbejder
   • Pr. afdeling
   • Pr. projekt
4. Vælg evt. filtre (specifik afdeling, medarbejder osv.)
5. Klik Generer rapport
6. PDF'en downloades eller åbnes i nyt vindue

Indhold i lønrapporten

En typisk lønrapport indeholder:

Forside:

• Virksomhedsnavn og logo
• Periode
• Genereringsdato
• Genereret af

Oversigt:

• Antal medarbejdere
• Samlet bruttoløn
• Fordeling pr. lønkode
• Fordeling pr. afdeling

Detaljer:

• Lønlinjer pr. medarbejder
• Subtotaler
• Eventuelle bemærkninger

Brug til revision

Arkivet er designet til at opfylde krav til revision og dokumentation.

Hvad revisoren typisk beder om

Eksporter revisionsdata

For omfattende revisioner kan du eksportere data til Excel:

1. Åbn den relevante periode
2. Klik på Eksporter til Excel (eller regnearks-ikonet)
3. Vælg hvilke data der skal med:
   • Lønlinjer
   • Registreringer
   • Godkendelseslog
   • Alt
4. Download Excel-filen

Sammenligning af perioder

Du kan sammenligne to perioder for at identificere afvigelser:

Trin-for-trin: Sammenlign perioder

1. Vælg den første periode i arkivet
2. Hold Ctrl/Cmd nede og vælg den anden periode
3. Klik på Sammenlign (eller sammenlign-ikonet)
4. En rapport viser:
   • Medarbejdere, der er tilføjet/fjernet
   • Ændringer i totaler pr. lønkode
   • Procentvise afvigelser
   • Store udsving markeret

Anvendelse: Nyttig til at identificere usædvanlige ændringer fra måned til måned.

Arkiveringsperiode

Arkiverede data gemmes i henhold til jeres virksomheds dataopbevaringsregler.

Standard opbevaringstid: 5 år (kan konfigureres)

Hvad gemmes:

• Alle lønlinjer
• Underliggende registreringer (reference)
• Eksportfiler
• Godkendelseslog
• Rapporter genereret på eksporttidspunktet

Hvad gemmes ikke:

• Midlertidige arbejdsfiler
• Slettet data fra før eksport

Tips

• Generer altid en oversigtsrapport ved hver lønkørsel som dokumentation
• Arkiver vigtige rapporter lokalt eller i jeres dokumenthåndteringssystem
• Brug periodesammenligningen til at fange fejl tidligt
• Giv revisor læseadgang til arkivet, så de selv kan trække data
• Etablér en fast navnekonvention for downloadede filer

Fejlfinding

Eksportfil kan ikke downloades

Problem: Klik på download giver fejl eller ingen fil.

Mulige årsager:

1. Filen er slettet fra systemet (sjældent)
2. Teknisk fejl
3. Manglende rettigheder

Handling: Kontakt administrator eller support for at genskabe filen.

Data stemmer ikke med lønsystem

Problem: Arkivdata matcher ikke, hvad der står i lønsystemet.

Mulige årsager:

1. Manuelle rettelser i lønsystemet efter import
2. Forkert periode sammenlignes
3. Eksportfejl på importtidspunktet

Handling: Sammenlign eksportfilen med lønsystemets importlog. Dokumentér afvigelser.

Rapport viser forkerte totaler

Problem: Summen i rapporten stemmer ikke.

Mulige årsager:

1. Filter er aktivt og skjuler data
2. Rapporten dækker kun en delmængde
3. Afrundingsdifferencer

Handling: Generer rapporten uden filtre og sammenlign med eksportfilen.

Manglende periode i arkiv

Problem: En forventet periode findes ikke.

Mulige årsager:

1. Perioden blev annulleret før eksport
2. Test-eksport blev kørt, men ikke endelig eksport
3. Perioden er filtreret fra

Handling: Nulstil filtre og søg på perioden. Hvis den stadig mangler, blev den ikke eksporteret.