Gennemgå og godkend lønlinjer

Introduktion

Når du har startet en løngennemgang, er næste skridt at gennemgå og godkende lønlinjerne for hver medarbejder. Denne guide dækker hele processen fra medarbejderoversigten til den endelige godkendelse.

1. Medarbejderoversigten

Når du åbner fanen Gennemgang, ser du en liste over alle medarbejdere med lønlinjer i perioden.

Kolonner i oversigten

Statusikoner

• Grøn checkmark: Alle lønlinjer er godkendt
• Gul cirkel: Afventer gennemgang
• Rød advarsel: Kræver opmærksomhed (advarsler eller fejl)

2. Filtrering

Med mange medarbejdere kan filtrering hjælpe dig med at fokusere på de relevante:

Filtreringsmuligheder

Trin-for-trin: Anvend filter

1. Klik på Filter (tragt-ikonet)
2. Vælg de ønskede filterkriterier
3. Klik Luk
4. Listen opdateres til kun at vise matchende medarbejdere
5. Fjern filter ved at klikke Nulstil

Tip: Brug filterering til at arbejde afdeling for afdeling. Dette giver overblik og sikrer, at ingen overses.

Gem visningsindstillinger

Dine visningsindstillinger gemmes automatisk, så du ser det samme næste gang du åbner modulet.

3. Åbn detaljevisning for en medarbejder

Trin-for-trin: Se medarbejderdetaljer

1. Find medarbejderen i oversigten
2. Klik på Rediger på medarbejderens række for at udvide
3. Du ser nu alle lønlinjer for medarbejderen:
   • Løntype og beskrivelse
   • Antal (timer, km, styk osv.)
   • Sats (hvis relevant)
   • Sum/Beløb

Eksempel på lønlinjer:

4. Se de underliggende registreringer

Hver 0 er baseret på én eller flere registreringer fra medarbejderen. Du kan se disse for at verificere lønlinjen.

Trin-for-trin: Se registreringer bag en lønlinje

1. Find lønlinje (f.eks. "Overarbejde 50%")
2. Tryk på forstørrelsesglasset
3. En detaljepanel åbner med de underliggende registreringer:
   • Dato for registreringen
   • Projekt/kunde
   • Oprindelig timetype
   • Antal timer
   • Eventuelle noter fra medarbejderen
4. Gennemgå registreringerne for at verificere lønlinjen
5. Luk panelet ved at klikke uden for det eller på X

Tip: Hvis du er i tvivl om en lønlinje, kan de underliggende registreringer ofte give svaret. F.eks. kan du se, hvilke dage overarbejdet er registreret på.

5. Tilføj manuel lønlinje

I nogle tilfælde skal du tilføje lønlinjer, der ikke kommer fra registreringer. Dette kan være bonus, korrektioner eller andre engangsposter.

Trin-for-trin: Tilføj manuel lønlinje

1. I medarbejderens detaljevisning, klik på Tilføj lønlinje (eller plus-ikonet)
2. Udfyld følgende:
   • Lønkode: Vælg fra listen over tilgængelige lønkoder
   • Beskrivelse: Valgfri tekst til at forklare linjen
   • Antal: Antal enheder (timer, styk osv.)
   • Sats: Sats per enhed (kan være forudfyldt fra lønkoden)
   • Beløb: Beregnes automatisk eller kan indtastes manuelt
3. Klik Gem

Eksempler på manuelle lønlinjer:

Bemærk: Manuelle lønlinjer markeres tydeligt i oversigten, så de kan skelnes fra automatisk genererede linjer.

6. Håndtering af advarsler

Nogle lønlinjer kan have advarsler, der kræver opmærksomhed:

Typiske advarsler

Løs advarsler

1. Klik på advarslen for at se detaljer
2. Vurder om det kræver handling
3. Løs problemet (f.eks. tilføj manuel lønlinje)
4. Eller godkend alligevel med en kommentar

7. Godkend lønlinjer

Når du har gennemgået en medarbejders lønlinjer, skal du godkende dem for at gøre dem klar til eksport.

Godkend én medarbejder

1. Gennemgå alle lønlinjer for medarbejderen
2. Kontrollér at totaler ser korrekte ud
3. Klik på Godkend (eller checkmark-ikonet)
4. Medarbejderen flyttes til fanen Godkendte

Godkend flere medarbejdere (bulk)

1. Marker de medarbejdere, du vil godkende (afkrydsningsfelter)
2. Klik på Godkend valgte
3. Bekræft i dialogen
4. Alle markerede flyttes til Godkendte

Vigtigt: Bulk-godkendelse bør kun bruges, når du har gennemgået lønlinjerne og er sikker på, at de er korrekte. Medarbejdere med advarsler bør gennemgås individuelt.

Godkend alle

Hvis alle medarbejdere er gennemgået og klar:

1. Klik på Godkend alle
2. Bekræft i dialogen
3. Alle medarbejdere flyttes til Godkendte

Bemærk: Denne funktion kan være deaktiveret, hvis der er medarbejdere med uløste advarsler.

8. Fortryd godkendelse

Hvis du har godkendt ved en fejl, kan du flytte medarbejderen tilbage:

1. Gå til fanen Godkendte
2. Find medarbejderen
3. Klik på Fortryd godkendelse (eller annullér-ikonet)
4. Medarbejderen flyttes tilbage til Gennemgang

Begrænsning: Du kan ikke fortryde godkendelse efter eksport.

9. Fejlfinding

Lønlinje mangler

Problem: En forventet lønlinje vises ikke.

Mulige årsager:

1. Registreringen er ikke godkendt i Registreringsgodkendelse
2. Timetypen er ikke mappet til en lønkode
3. Registreringen ligger uden for perioden

Forkert beløb på lønlinje

Problem: Beløbet stemmer ikke med forventningen.

Mulige årsager:

1. Satsen på lønkoden er ændret
2. Automatiske regler har opdelt registreringen
3. Afrundingsregler er anvendt

Handling: Tjek de underliggende registreringer og kontakt administrator hvis nødvendigt.

Kan ikke godkende medarbejder

Problem: Godkend-knappen er deaktiveret.

Mulige årsager:

1. Der er uløste advarsler, der blokerer godkendelse
2. Du mangler rettigheder til at godkende
3. Medarbejderen har allerede en aktiv eksport

10. Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en lønlinje baseret på?

• En lønlinje er baseret på én eller flere registreringer fra medarbejderen. Du kan åbne lønlinjen og se de underliggende registreringer for at verificere lønlinjen.

Hvornår skal jeg tilføje en manuel lønlinje?

• Du skal tilføje en manuel lønlinje, når den ikke kommer fra registreringer, for eksempel ved bonus, korrektioner eller andre engangsposter.

Hvornår bør jeg bruge bulk-godkendelse?

• Bulk-godkendelse bør kun bruges, når lønlinjerne er gennemgået, og du er sikker på, at de er korrekte. Medarbejdere med advarsler bør gennemgås individuelt.

Hvorfor kan jeg ikke bruge “Godkend alle”?

• Funktionen kan være deaktiveret, hvis der er medarbejdere med uløste advarsler.

Kan jeg fortryde en godkendelse efter eksport?

• Nej. Du kan ikke fortryde godkendelse efter eksport.

11. Tips

• Tjek altid de underliggende registreringer, hvis en lønlinje ser forkert ud
• Dokumentér manuelle lønlinjer med en beskrivelse