Eksportér til lønsystem

Introduktion

Når alle medarbejdere er godkendt, er næste skridt at eksportere lønlinjerne til jeres lønsystem. Mobilplan understøtter både CSV-eksport til manuel import og direkte API-overførsel til udvalgte lønsystemer.

1. Forudsætninger for eksport

Før du kan eksportere, skal følgende være opfyldt:

Alle medarbejdere skal være godkendt:
Fanen Gennemgang skal være tom. Alle medarbejdere skal være flyttet til Godkendte.

Ingen blokerende advarsler:
Kritiske advarsler skal være løst eller eksplicit godkendt.

Eksportformat skal være konfigureret:
Jeres administrator skal have opsat det korrekte eksportformat til jeres lønsystem.

2. Kør test-eksport

Før du kører den endelige eksport, anbefales det at lave en test-eksport for at verificere data.

Trin-for-trin: Kør test-eksport

1. Gå til Lønadministration > Godkendte
2. Klik på Eksportér (eller tandhjul og vælg Eksport)
3. Vælg Test-eksport
4. Systemet genererer en fil uden at markere perioden som eksporteret
5. Download filen og åbn den i Excel eller jeres lønsystem
6. Verificer at:
   • Alle medarbejdere er med
   • Lønkoder er korrekte
   • Beløb stemmer
   • Formatet er som forventet

Tip: Test-eksport kan køres så mange gange som nødvendigt. Den påvirker ikke data eller status.

Hvad skal kontrolleres i test-eksporten?

3. Eksportér til lønsystem

De fleste lønsystemer understøtter import af CSV-filer. Mobilplan kan eksportere i flere foruddefinerede formater.

Understøttede lønsystemer (CSV)

Trin-for-trin: Eksportér til CSV

1. Gå til Lønadministration > Godkendte
2. Klik på Eksportér
3. Vælg det ønskede format fra dropdown (f.eks. "Danløn CSV")
4. Klik Eksportér
5. Download filen, når den er klar
6. Importér filen i jeres lønsystem

Bemærk: Ved endelig eksport markeres perioden som eksporteret, og lønlinjerne flyttes til Arkiv.

4. Hvad sker der efter eksport?

Når du har kørt en endelig eksport (ikke test-eksport), sker følgende:

1. Lønlinjer arkiveres: Alle eksporterede lønlinjer flyttes til Arkiv
2. Perioden lukkes: Gennemgangen markeres som afsluttet
3. Registreringer låses permanent: De underliggende registreringer kan ikke længere ændres
4. Eksportlog oprettes: Tidspunkt, bruger og fil logges for sporbarhed
5. Filen gemmes: Eksportfilen arkiveres og kan hentes senere

5. Særlige eksportmuligheder

Manuel CSV (generisk format)

Hvis jeres lønsystem ikke er på listen, kan I bruge det generiske CSV-format:

1. Vælg Manuel CSV som eksportformat
2. Konfigurér kolonnerækkefølge og format (gøres af administrator)
3. Eksportér og tilpas evt. filen manuelt før import

API-overførsel (direkte integration)

For udvalgte lønsystemer tilbyder Mobilplan direkte API-integration, hvor data overføres automatisk uden mellemliggende filer.

Hvis jeres lønsystem understøtter direkte integration, kan du typisk:

1. Gå til Lønadministration > Godkendte
2. Klik på Eksportér
3. Vælge den relevante integration
4. Gennemgå oversigten over data
5. Klik Overfør
6. Vent på bekræftelse (typisk få sekunder)
7. Se status for overførslen

Hvis overførslen fejler, vises en fejlbesked, som skal bruges til fejlsøgning eller deles med support.

Eksempel: Zenegy

Zenegy understøtter direkte API-overførsel med validering og statusvisning.

E-mail distribution

Du kan automatisk sende eksportfilen til en eller flere modtagere:

Trin-for-trin: Send eksport via e-mail

1. I eksportdialogen, marker Send via e-mail
2. Indtast modtager-e-mail(s) (separeret med semikolon)
3. Tilføj evt. en besked
4. Klik Eksportér og send

Bemærk: E-mail sendes med eksportfilen som vedhæftning. Vær opmærksom på, at filen indeholder følsomme løndata.

6. Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg køre test-eksport flere gange?

• Ja, test-eksport kan køres så mange gange som nødvendigt, og den påvirker ikke data eller status.

Hvad sker der ved endelig eksport?

• Ved endelig eksport markeres perioden som eksporteret, og lønlinjerne flyttes til Arkiv.

Hvad skal jeg være opmærksom på, når jeg sender eksport via e-mail?

• E-mail sendes med eksportfilen som vedhæftning, og filen indeholder følsomme løndata.

Hvorfor er eksportfilen tom?

• Det kan skyldes, at ingen medarbejdere er godkendt, at et filter skjuler alle medarbejdere, eller at der er en teknisk fejl.

Hvorfor afviser lønsystemet filen?

• Det kan skyldes forkert filformat, lønkoder der ikke matcher lønsystemets opsætning, tegnsæt-problem eller forkert dato- eller talformat.

Hvorfor mangler en medarbejder i eksportfilen?

• Det kan skyldes, at medarbejderen ikke er godkendt, er filtreret fra, eller ikke har lønlinjer i perioden.