Eksportér til lønsystem

Introduktion

Når alle medarbejdere er godkendt, er næste skridt at eksportere lønlinjerne til jeres lønsystem. Mobilplan understøtter både CSV-eksport til manuel import og direkte API-overførsel til udvalgte lønsystemer.

Forudsætninger for eksport

Før du kan eksportere, skal følgende være opfyldt:

Alle medarbejdere skal være godkendt:
Fanen Gennemgang skal være tom. Alle medarbejdere skal være flyttet til Godkendte.

Ingen blokerende advarsler:
Kritiske advarsler skal være løst eller eksplicit godkendt.

Eksportformat skal være konfigureret:
Jeres administrator skal have opsat det korrekte eksportformat til jeres lønsystem.

Test-eksport

Før du kører den endelige eksport, anbefales det at lave en test-eksport for at verificere data.

Trin-for-trin: Kør test-eksport

1. Gå til Lønadministration > Godkendte
2. Klik på Eksportér (eller tandhjul og vælg Eksport)
3. Vælg Test-eksport
4. Systemet genererer en fil uden at markere perioden som eksporteret
5. Download filen og åbn den i Excel eller jeres lønsystem
6. Verificer at:
   • Alle medarbejdere er med
   • Lønkoder er korrekte
   • Beløb stemmer
   • Formatet er som forventet

Tip: Test-eksport kan køres så mange gange som nødvendigt. Den påvirker ikke data eller status.

Hvad skal kontrolleres i test-eksporten?

CSV-eksport

De fleste lønsystemer understøtter import af CSV-filer. Mobilplan kan eksportere i flere foruddefinerede formater.

Understøttede lønsystemer (CSV)

Trin-for-trin: Eksportér til CSV

1. Gå til Lønadministration > Godkendte
2. Klik på Eksportér
3. Vælg det ønskede format fra dropdown (f.eks. "Danløn CSV")
4. Klik Eksportér
5. Download filen, når den er klar
6. Importér filen i jeres lønsystem

Bemærk: Ved endelig eksport markeres perioden som eksporteret, og lønlinjerne flyttes til Arkiv.

Manuel CSV (generisk format)

Hvis jeres lønsystem ikke er på listen, kan I bruge det generiske CSV-format:

1. Vælg Manuel CSV som eksportformat
2. Konfigurér kolonnerækkefølge og format (gøres af administrator)
3. Eksportér og tilpas evt. filen manuelt før import

API-overførsel (direkte integration)

For udvalgte lønsystemer tilbyder Mobilplan direkte API-integration, hvor data overføres automatisk uden mellemliggende filer.

Zenegy

Zenegy er fuldt integreret med direkte API-overførsel:

Trin-for-trin: Overfør til Zenegy

1. Gå til Lønadministration > Godkendte
2. Klik på Eksportér
3. Vælg Overfør til Zenegy
4. Systemet viser en oversigt over, hvad der vil blive overført
5. Klik Overfør
6. Vent på bekræftelse (typisk få sekunder)
7. Se status for overførslen

Fordele ved Zenegy-integration:

• Ingen manuel filhåndtering
• Øjeblikkelig feedback ved fejl
• Automatisk validering mod Zenegy
• Fuld sporbarhed af overførslen

Fejlhåndtering ved Zenegy-overførsel

Hvis overførslen fejler, vises en fejlbesked:

Andre API-integrationer

Kontakt jeres administrator eller Mobilplan support for information om andre tilgængelige API-integrationer.

E-mail distribution

Du kan automatisk sende eksportfilen til en eller flere modtagere:

Trin-for-trin: Send eksport via e-mail

1. I eksportdialogen, marker Send via e-mail
2. Indtast modtager-e-mail(s) (separeret med semikolon)
3. Tilføj evt. en besked
4. Klik Eksportér og send

Eksempel på anvendelse:

• Send til ekstern lønbogholder
• Send kopi til økonomichef
• Arkivering i fælles mailboks

Bemærk: E-mail sendes med eksportfilen som vedhæftning. Vær opmærksom på, at filen indeholder følsomme løndata.

Hvad sker efter eksport?

Når du har kørt en endelig eksport (ikke test-eksport), sker følgende:

1. Lønlinjer arkiveres: Alle eksporterede lønlinjer flyttes til Arkiv
2. Perioden lukkes: Gennemgangen markeres som afsluttet
3. Registreringer låses permanent: De underliggende registreringer kan ikke længere ændres
4. Eksportlog oprettes: Tidspunkt, bruger og fil logges for sporbarhed
5. Filen gemmes: Eksportfilen arkiveres og kan hentes senere

Eksportér delmængder

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at eksportere i delmængder:

Eksportér pr. afdeling

1. Anvend filter for at vise én afdeling
2. Marker de viste medarbejdere
3. Klik Eksportér valgte
4. Gentag for næste afdeling

Eksportér pr. lønsystem

Hvis I bruger flere lønsystemer (f.eks. til funktionærer og timelønnede):

1. Filtrer på den relevante medarbejdergruppe
2. Vælg det korrekte eksportformat
3. Eksportér
4. Skift filter og format, og eksportér den næste gruppe

Geneksport

Hvis du har brug for at eksportere samme periode igen:

1. Gå til Arkiv
2. Find den relevante periode
3. Klik på Download eksportfil

Bemærk: Dette downloader den originale fil. Hvis data er rettet efter eksporten, skal du kontakte administrator for at håndtere korrektioner.

Tips

• Kør altid test-eksport først, især ved nye medarbejdere eller ændrede lønkoder
• Verificer totaler i lønsystemet mod Mobilplan efter import
• Gem en kopi af eksportfilen lokalt som backup
• Dokumentér eventuelle manuelle rettelser i lønsystemet
• Etablér en fast procedure for eksportdagen

Fejlfinding

Eksportfilen er tom

Problem: Den downloadede fil indeholder ingen data.

Mulige årsager:

1. Ingen medarbejdere er godkendt (fanen Godkendte er tom)
2. Filter er aktivt og skjuler alle medarbejdere
3. Teknisk fejl

Handling: Tjek at der er godkendte medarbejdere, og nulstil eventuelle filtre.

Lønsystemet afviser filen

Problem: Import i lønsystemet giver fejl.

Mulige årsager:

1. Forkert filformat valgt
2. Lønkoder matcher ikke lønsystemets opsætning
3. Tegnsæt-problem (æ, ø, å vises forkert)
4. Dato- eller talformat er forkert

Handling: Åbn filen i Excel og sammenlign med et fungerende eksempel. Kontakt administrator for at justere eksportformatet.

Zenegy-overførsel fejler gentagne gange

Problem: Overførsel til Zenegy fejler konsekvent.

Handling:

1. Tjek fejlbeskeden for detaljer
2. Verificer at alle medarbejdere findes i Zenegy
3. Kontrollér at lønkode-mapping er korrekt
4. Kontakt Mobilplan support med fejlbeskeden

Manglende medarbejder i eksport

Problem: En medarbejder mangler i eksportfilen.

Mulige årsager:

1. Medarbejderen er ikke godkendt (stadig i Gennemgang)
2. Medarbejderen er filtreret fra
3. Medarbejderen har ingen lønlinjer i perioden

Handling: Tjek fanen Gennemgang og nulstil filtre.