Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Lønadministration er det centrale modul til håndtering af løndata i Mobilplan. Her samles alle godkendte registreringer, konverteres til lønlinjer og forberedes til eksport til jeres lønsystem. Modulet sikrer, at lønkørslen bliver korrekt og effektiv.
Hvad er forskellen på registreringer og lønlinjer?
Vigtigt: I Lønadministration arbejder du med lønlinjer, ikke registreringer. Dette er en central distinktion:
| Registreringer | Lønlinjer |
|---|---|
| Hvad medarbejderen har indtastet (timer, kørsel, udlæg) | Hvad der sendes til lønsystemet |
| Kan indeholde projektinformation, noter osv. | Indeholder kun lønrelevant data |
| Godkendes i Registreringsgodkendelse | Gennemgås og eksporteres i Lønadministration |
| Én registrering | Kan blive til flere lønlinjer |
Eksempel: En tidsregistrering på 10 timer kan blive til flere lønlinjer:
- 7,5 timer normal tid (lønkode 100)
- 2,5 timer overarbejde 50% (lønkode 210)
Konverteringen sker automatisk baseret på jeres opsætning af lønkoder og timetyper.
Det overordnede flow
Lønadministration indgår i et større workflow:
Medarbejder registrerer → Godkendelse i Registreringsgodkendelse →
Lønlinjer i Lønadministration → Eksport til lønsystem
Trin 1: Registreringer godkendes
Registreringer godkendes først i modulet "Registreringsgodkendelse". Kun godkendte registreringer kan behandles i Lønadministration.
Trin 2: Lønperiode vælges og låses
Du vælger den periode, du vil køre løn for, og låser den. Dette forhindrer ændringer i de underliggende registreringer.
Trin 3: Lønlinjer gennemgås
Du gennemgår lønlinjerne for hver medarbejder og godkender dem til eksport.
Trin 4: Eksport til lønsystem
De godkendte lønlinjer eksporteres til jeres lønsystem (Danløn, Zenegy, Proløn osv.).
Trin 5: Arkivering
Efter eksport arkiveres perioden med fuld sporbarhed.
De tre faner
Lønadministration er organiseret i tre hovedfaner:
Gennemgang
Her arbejder du med den aktive lønperiode:
- Se alle medarbejdere med deres aggregerede lønlinjer
- Åbn detaljer for hver medarbejder
- Tilføj manuelle lønlinjer (bonus, korrektioner)
- Godkend lønlinjer for eksport
Godkendte
Viser medarbejdere, der er klar til eksport:
- Alle lønlinjer er godkendt
- Klar til test-eksport eller endelig eksport
- Kan flyttes tilbage til Gennemgang hvis nødvendigt
Arkiv
Historisk oversigt over afsluttede lønperioder:
- Se tidligere eksporter
- Download gamle eksportfiler
- Generer lønrapporter
- Dokumentation til revision
Forudsætninger
Før du kan bruge Lønadministration, skal følgende være på plads:
Registreringer skal være godkendt:
Kun registreringer, der er godkendt i Registreringsgodkendelse, vises i Lønadministration.
Lønkoder skal være konfigureret:
Jeres administrator skal have opsat lønkoder, der mapper til jeres lønsystem.
Timetyper skal være konfigureret:
Timetyper definerer, hvordan registreringer konverteres til lønlinjer.
Eksportformat skal være valgt:
Integration til jeres specifikke lønsystem skal være konfigureret.
Brugerrettigheder
Adgang til Lønadministration kræver specifikke rettigheder:
| Rolle | Adgang |
|---|---|
| Lønansvarlig | Fuld adgang til alle funktioner |
| Afdelingsleder | Kan se egne medarbejdere (afhænger af opsætning) |
| Medarbejder | Ingen adgang |
Kontakt jeres administrator for at få tildelt de nødvendige rettigheder.
Sikkerhed og sporbarhed
Låsemekanisme: Når en lønperiode startes, låses de underliggende registreringer. De kan ikke ændres i andre moduler, før lønkørslen er afsluttet eller annulleret.
Audit trail: Alle handlinger logges med tidsstempel og bruger. Dette sikrer fuld sporbarhed ved revision.
Arkivering: Eksporterede perioder arkiveres permanent og kan ikke slettes.
Tips
- Etablér en fast rutine for lønkørsel (f.eks. den 25. hver måned)
- Brug test-eksport før den endelige eksport
- Gennemgå medarbejdere med advarsler først
- Hold arkivet organiseret med konsistente perioder
Relaterede artikler
- Start en løngennemgang
- Gennemgå og godkend lønlinjer
- Eksportér til lønsystem
- Arkiv og historik
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.