Overblik over Lønadministration

Introduktion

Lønadministration er det centrale modul til håndtering af løndata i Mobilplan. Her samles alle godkendte registreringer, konverteres til lønlinjer og forberedes til eksport til jeres lønsystem. Modulet sikrer, at lønkørslen bliver korrekt og effektiv.

Artiklen giver et overblik over, hvordan Lønadministration hænger sammen med resten af lønflowet, hvilke begreber du skal kende, og hvordan modulet er bygget op.

1. Sådan indgår Lønadministration i lønflowet

Lønadministration indgår i et større workflow:

Medarbejder registrerer i app → Godkendelse i godkend registreringer →
Lønlinjer i Lønadministration → Eksport til lønsystem

Trin 1: Registreringer godkendes

Registreringer godkendes først i modulet Godkend registreringer. Kun godkendte registreringer kan behandles i Lønadministration.

Trin 2: Lønperiode vælges og låses

Du vælger den periode, du vil køre løn for, og låser den. Dette forhindrer ændringer i de underliggende registreringer.

Trin 3: Lønlinjer gennemgås

Du gennemgår lønlinjerne for hver medarbejder og godkender dem til eksport.

Trin 4: Eksport til lønsystem

De godkendte lønlinjer eksporteres til jeres lønsystem (Danløn, Zenegy, Proløn osv.).

Trin 5: Arkivering

Efter eksport arkiveres perioden med fuld sporbarhed.

Flowet hjælper dig med at forstå, hvor Lønadministration ligger i processen, og hvad der sker før og efter modulet.

2. Centrale begreber: Registreringer og lønlinjer

Vigtigt: I Lønadministration arbejder du med lønlinjer, ikke registreringer. Dette er en central distinktion:

Eksempel: En tidsregistrering på 10 timer kan blive til flere lønlinjer:

• 7,5 timer normal tid (lønkode 100)
• 2,5 timer overarbejde 50% (lønkode 210)

Konverteringen sker automatisk baseret på jeres opsætning af lønkoder og timetyper.

3. Før du går i gang

Forudsætninger

Før du kan bruge Lønadministration, skal følgende være på plads:

Registreringer skal være godkendt:

Kun registreringer, der er godkendt i Godkend registreringer, vises i Lønadministration.

Lønkoder skal være konfigureret:

Jeres administrator skal have opsat lønkoder, der mapper til jeres lønsystem.

Timetyper skal være konfigureret:

Timetyper definerer, hvordan registreringer konverteres til lønlinjer.

Eksportformat skal være valgt:

Integration til jeres specifikke lønsystem skal være konfigureret.

Medarbejdernes indstilling

Medarbejderen skal sættes om de er deltid eller funktionær. Det skal sættes under Stamdata under medarbejderen.

Funktionær:
Nej -> Medarbejderen er inkluderet i lønmodulet.
Ja -> Medarbejderen er ikke inkluderet i lønmodulet.

Brugerrettigheder

Adgang til Lønadministration kræver specifikke rettigheder:

Kontakt jeres administrator for at få tildelt de nødvendige rettigheder.

Uden korrekt opsætning og de rette rettigheder kan du ikke gennemføre en lønkørsel i modulet.

4. Opbygning af modulet

De tre faner

Lønadministration er organiseret i tre hovedfaner:

Gennemgang

Her arbejder du med den aktive lønperiode:

• Se alle medarbejdere med deres aggregerede lønlinjer
• Åbn detaljer for hver medarbejder
• Tilføj manuelle lønlinjer (bonus, korrektioner)
• Godkend lønlinjer for eksport

Godkendte

Viser medarbejdere, der er klar til eksport:

• Alle lønlinjer er godkendt
• Klar til test-eksport eller endelig eksport
• Kan flyttes tilbage til Gennemgang hvis nødvendigt

Arkiv

Historisk oversigt over afsluttede lønperioder:

• Se tidligere eksporter
• Download gamle eksportfiler
• Generer lønrapporter
• Dokumentation til revision

5. Sikkerhed og sporbarhed

Låsemekanisme: Når en lønperiode startes, låses de underliggende registreringer. De kan ikke ændres i andre moduler, før lønkørslen er afsluttet eller annulleret.

Audit trail: Alle handlinger logges med tidsstempel og bruger. Dette sikrer fuld sporbarhed ved revision.

Arkivering: Eksporterede perioder arkiveres permanent og kan ikke slettes.

6. Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor kan jeg ikke se alle registreringer i Lønadministration?

• Kun godkendte registreringer vises i modulet. Hvis noget mangler, skal du først kontrollere, om registreringen er godkendt i Registreringsgodkendelse.

Hvordan får jeg adgang til Lønadministration?

• Adgang kræver specifikke rettigheder. Hvis du ikke har adgang, skal jeres administrator tildele den relevante rolle eller opsætning.

Kan godkendte lønlinjer flyttes tilbage til Gennemgang?

• Ja. Indhold i fanen Godkendte kan flyttes tilbage til Gennemgang, hvis det skal rettes eller vurderes igen før eksport.

Kan arkiverede lønperioder slettes?

• Nej. Eksporterede perioder arkiveres permanent. Det understøtter dokumentation og sporbarhed.

Hvorfor kan én registrering blive til flere lønlinjer?

• En registrering kan blive opdelt i flere lønlinjer, fordi lønrelevant data behandles ud fra opsætningen af lønkoder og timetyper.

Hvad sker der, når jeg låser en lønperiode?

• Når en lønperiode låses, kan de underliggende registreringer ikke ændres i andre moduler, før lønkørslen er afsluttet eller annulleret.

Hvilke lønsystemer kan der eksporteres til?

• Artiklen nævner Danløn, Zenegy og Proløn som eksempler. Eksporten afhænger af, at integrationen til jeres lønsystem er konfigureret.

Hvem kan se medarbejdere i Lønadministration?

• Lønansvarlig har fuld adgang, mens afdelingsleder kan se egne medarbejdere afhængigt af opsætningen. Medarbejdere har ingen adgang.

7. Tips

• Etablér en fast rutine for lønkørsel (f.eks. den 25. hver måned)
• Brug test-eksport før den endelige eksport
• Gennemgå medarbejdere med advarsler først
• Hold arkivet organiseret med konsistente perioder