Kvalitetssikring

Introduktion

Kvalitetssikring handler om at dokumentere, at arbejdet er udført korrekt. Med skemaer i Mobilplan kan du etablere et systematisk workflow, der sikrer ensartet kvalitetskontrol på tværs af alle projekter.

Denne guide viser dig, hvordan du opsætter et komplet kvalitetssikrings-workflow fra start til slut.

Workflow-oversigt

Et typisk kvalitetssikrings-workflow består af følgende trin:

1. Opsætning: Opret skema med relevante kontrolpunkter
2. Tilknytning: Gør skemaet tilgængeligt eller obligatorisk på projekter
3. Udfyldelse: Medarbejder udfylder i felten med foto og underskrift
4. Generering: PDF genereres automatisk
5. Distribution: PDF arkiveres og sendes til relevante parter
6. Aflevering: Dokumentationen samles i én KS-rapport

Trin 1: Opret kvalitetsskema

Planlæg indholdet

Før du opretter skemaet, overvej:

• Hvilke kontrolpunkter er vigtige for jeres arbejde?
• Skal kunden underskrive?
• Hvilke fotos skal dokumentere arbejdet?
• Er der lovkrav eller certificeringskrav, der skal opfyldes?

Opret skemaet

1. Gå til Indstillinger > Skemaer > Opret nyt skema
2. Giv skemaet en titel, f.eks. "Kvalitetskontrol - Aflevering"
3. Vælg Obligatorisk ved projektafslutning hvis skemaet skal udfyldes før projektet kan lukkes

Eksempel på kvalitetsskema-struktur

Trin 2: Konfigurer distribution

Arkivering

Aktivér Gem i projektarkiv så PDF'en automatisk arkiveres på projektet. Dette er essentielt for:

• Dokumentation ved reklamationer
• Eftervisning overfor kunde eller myndigheder
• Intern kvalitetsopfølgning

Automatisk e-mail

Konfigurer hvem der automatisk modtager PDF'en:

Trin 3: Udfyldelse i felten

Medarbejderens proces

1. Åbn projektet i appen
2. Gå til Skemaer
3. Find kvalitetsskemaet
4. Udfyld alle punkter
5. Tag de nødvendige fotos
6. Bed kunden om underskrift
7. Gem skemaet

Skemaet kan også udfyldes fra kontoret under Billeder og filer > Udfyld skema, fx en afleveringsprotokol, der skrives færdig efter mødet med bygherren.

Tips til medarbejdere

• Tag fotos i god belysning
• Sørg for at fotos tydeligt viser det udførte arbejde
• Lad kunden læse skemaet igennem før underskrift
• Gem først når alt er udfyldt korrekt

Trin 4: Automatisk generering og arkivering

Når skemaet gemmes:

1. Systemet genererer en PDF baseret på din skabelon
2. PDF'en arkiveres i projektets filarkiv
3. Eventuelle e-mails sendes automatisk

Trin 5: Ret fejl med revisioner

Opdager I en fejl i et udfyldt skema, også efter afleveringen, rettes det fra kontoret:

1. Klik Rediger på skemaets PDF under Billeder og filer
2. Klik Ændre skema under Skema og revisioner
3. Ret svarene og gem

PDF'en laves igen, og den tidligere version gemmes som en revision med navn og tidspunkt. Læs Udfyld og ret skemaer fra kontoret.

Trin 6: Saml og aflevér KS-rapporten

Til afleveringen samles dokumentationen i én PDF med Dan rapport:

1. Åbn projektet og gå til Billeder og filer
2. Klik Tilføj til liste på tegninger, udfyldte skemaer og billeder
3. Klik Dan rapport i bjælken nederst
4. Slå forside og indholdsfortegnelse til, og træk indholdet på plads
5. Vælg Download PDF, Gem på projektet eller Send til Dokumentportal

Læs Dan rapport.

Fordel: Kunden får én samlet rapport med jeres logo, forside og indholdsfortegnelse i stedet for en håndfuld løse filer. Bruger I kundeportalen, kan kunden desuden følge tegninger og billeder, mens arbejdet står på.

Sæt det op én gang med en projektskabelon

Med en projektskabelon starter hvert nyt projekt med de rigtige filgrupper og skemaer. Fx en filgruppe KS-dokumentation, der modtager de udfyldte skemaer, og en filgruppe Billeder, der modtager billederne fra appen. Læs Projektskabeloner.

Best practices for kvalitetssikring

Design af skemaer

• Hold skemaer fokuserede - bedre med flere specifikke skemaer end ét langt generelt
• Brug ja/nej spørgsmål til tjeklister for hurtig udfyldelse
• Gør kun kritiske felter obligatoriske
• Inkluder altid foto-dokumentation

Implementering

• Involver medarbejdere i design af skemaer
• Test skemaer i praksis før de gøres obligatoriske
• Giv træning i korrekt udfyldelse
• Følg op på feedback og tilpas løbende

Opfølgning

• Gennemgå udfyldte skemaer regelmæssigt
• Identificer mønstre i mangler eller problemer
• Brug data til at forbedre arbejdsprocesser
• Anerkend medarbejdere for god dokumentation

Eksempel: Komplet afleveringsworkflow

Skema: "Afleveringsrapport"

Indstillinger:

• Obligatorisk ved projektafslutning
• Gem i projektarkiv
• Send til kunde

Spørgsmål:

1. Overskrift: Afleveringskontrol
2. Dato: Afleveringsdato (obligatorisk)
3. Enkelt mulighed: Arbejde udført som aftalt (Ja/Nej/Delvist) (obligatorisk)
4. Tekst, flere linjer: Beskrivelse af eventuelle afvigelser
5. Overskrift: Dokumentation
6. Foto: Billeder af færdigt arbejde (min. 3) (obligatorisk)
7. Overskrift: Kundeaccept
8. Ja/Nej: Kunden har modtaget gennemgang af arbejdet (obligatorisk)
9. Tekst: Kundens fulde navn (obligatorisk)
10. Underskrift: Kundens signatur (obligatorisk)

Resultat: Et professionelt dokument, der bekræfter at arbejdet er afleveret og godkendt af kunden.

Tips

• Start med ét obligatorisk skema og udvid gradvist
• Brug tidsstempler i filnavne for nem organisering
• Overvej forskellige skemaer til forskellige projekttyper
• Integrer med jeres eksisterende kvalitetssystem
• Hold skemaer opdateret når processer ændres