Fra én SMS til en hel opslagstavle

Modulet Kommunikation har indtil nu kunnet én ting: sende en SMS af sted til medarbejderne. Nu er det stedet, hvor I taler med jeres folk, med rigtige opslag, læsebekræftelse, tilmelding til begivenheder og SMS, der ikke længere stopper ved den danske grænse.

Det er den samlede opdatering af kommunikationen i Mobilplan. Her er de vigtigste dele.

Et opslag skrives fra kontoret og lander direkte hos medarbejderne, både i appen og i administrationen. Det kan være en ny personalehåndbog, en ændret arbejdsgang, sommerfesten eller en påmindelse om sikkerheden på pladsen.

Opslaget oprettes i en kort guide, hvor I tager stilling til fire ting:

• Indhold: overskrift, tekst og en farvet kategori, så medarbejderne straks kan se, hvad opslaget handler om. De vigtigste opslag kan fastgøres øverst.

• Filer og billeder: vedhæft dokumenter og billeder, som medarbejderne kan åbne direkte i appen.

• Modtagere: send til alle, eller vælg præcis de medarbejdere, grupper, afdelinger eller mærkater, det er relevant for.

• Udgivelse og svar: udgiv nu eller planlæg til senere, sæt en udløbsdato, så tavlen rydder op efter sig selv, og bed om et svar, hvis opslaget skal læses.

Nogle beskeder må ikke bare drukne. Sætter I flueben i bekræftelse, får medarbejderen en "Jeg har læst det"-knap på opslaget, og I kan følge med i, hvem der faktisk har taget stilling.

På hvert opslag ligger en læsestatus med tallene for, hvor mange opslaget er sendt til, hvor mange der har set det, hvor mange der har svaret, og hvor mange der stadig mangler. Derunder står listen over de enkelte medarbejdere, så I ved, hvem der skal have et skub, og slipper for at spørge alle.

Et opslag kan gøres til en begivenhed. Så tilføjer I sted, dato og tidspunkt, en svarfrist og eventuelt et maksimalt antal deltagere. Medarbejderne svarer "Jeg deltager" eller "Jeg kan ikke" direkte i appen og kan se, hvor mange der allerede er tilmeldt.

Julefrokosten, sikkerhedskurset eller fredagsmødet: I får tilmeldingerne samlet ét sted i stedet for i en stribe SMS'er og mails.

Indtil nu har en SMS fra Mobilplan kun kunnet nå et dansk nummer. Nu bestemmer I selv, hvilke lande jeres beskeder skal kunne gå til. Der er over 160 lande at vælge imellem.

Har I medarbejdere fra udlandet, kolleger på opgaver i udlandet eller udenlandske kunder og kontaktpersoner, kan de nu få beskeder på deres eget nummer. Det gælder overalt i Mobilplan, hvor der i forvejen sendes SMS: invitationer og loginoplysninger til nye medarbejdere, dokumentportalen, beskeder til medarbejderne, planlægning, fravær og timer samt jeres egne automatiske påmindelser.

Som udgangspunkt kan I sende til Danmark, og resten vælger I selv til under Indstillinger → SMS-lande. Ud for hvert land står, hvor mange SMS-point en besked koster, så I kan se prisen, inden I aktiverer landet.

Medarbejderne kan nu slå deres kolleger op direkte i appen. Telefonbogen viser navn, afdeling, telefonnummer og e-mail, og et enkelt tryk ringer op eller skriver en mail.

Det er den slags, der ellers koster et opkald til kontoret. Står montøren på pladsen og mangler fat i en kollega, er nummeret nu i lommen i stedet for i et regneark på kontoret. Telefonbogen er slået fra som udgangspunkt. I åbner den ved at give adgang under medarbejdergruppens app-rettigheder, så I selv bestemmer, om det er hele virksomheden eller kun udvalgte grupper, der kan se hinandens numre.

Skal beskeden bare hurtigt ud, sender I som altid en SMS. Den har fået sin egen side med filtre, så I kan finde de rigtige modtagere på afdeling, mærkat eller frit søgeord, og filtrene huskes til næste gang.

Nyt er, at de to ting spiller sammen: når et opslag er sendt, kan I sende en SMS til præcis de samme modtagere med opslagets tekst klar i beskedfeltet. Så ligger det fulde opslag på tavlen, mens SMS'en giver prikket på skulderen.

Opslag, SMS og beskeder ligger nu side om side under Kommunikation. Kommunikation har fået sit eget rettighedsområde, så I selv bestemmer, hvem der må skrive opslag. Læsestatus er en rettighed for sig, så en afdelingsleder kan skrive opslag uden nødvendigvis at kunne se, hvem der har læst hvad.

Opslagstavlen aktiveres af jer selv første gang, I åbner modulet, og telefonbogen slås til under app-rettighederne. Trin for trin finder I det hele i vores hjælpecenter.