Send projektdokumentation til kunden

Introduktion

Når arbejdet er udført, skal kunden ofte have dokumentationen: kvalitetsskemaer, fotos af arbejdet, tegninger eller certifikater. Med Dokumentportalen sender du det hele direkte fra projektet, og kunden får et link, hvor dokumenterne kan ses, downloades og underskrives digitalt. Du kan bagefter følge med i, om dokumentationen er set og underskrevet, alt sammen samlet ét sted.

Dokumentportalen er en udvidelse og kræver, at modulet er aktiveret. Kan du ikke se funktionen, så kontakt Mobilplan support.

1. Det kan du sende

Alt der ligger som filer på projektet, kan sendes via dokumentportalen. Det gælder blandt andet:

• Udfyldte kvalitetsskemaer, der er gemt som PDF på projektet
• Fotodokumentation af udført arbejde, fx før og efter billeder eller skjulte installationer
• Tegninger, certifikater og anden teknisk dokumentation

Filerne skal ligge på projektet, før de kan sendes. Medarbejderne kan uploade fotos og filer direkte fra appen ude i marken, så dokumentationen er klar, når projektet skal afleveres.

2. Vælg filerne på projektet

1. Gå til Projekter og åbn det projekt, du vil sende dokumentation fra
2. Gå til trinnet Filer i projektet. Her ligger alle filer tilknyttet projektet, både uploadede filer og PDF'er fra udfyldte skemaer
3. Markér de filer, der skal sendes. Nederst kan du se, hvor mange filer du har valgt
4. Klik på Send via dokumentportal

3. Udfyld dokumentportalen

Når du har klikket på Send via dokumentportal, udfylder du portalen:

Udløbsdato

En dokumentportal har altid en udløbsdato med dato og klokkeslæt. Efter udløbsdatoen kan portalen ikke længere tilgås. Udløbsdatoen kan til enhver tid justeres af dig eller en anden administrator.

Modtager

Angiv modtagerens e-mail og eventuelt mobilnummer. Linket til portalen sendes til e-mailadressen og som SMS til mobilnummeret.

Titel og følgetekst

Giv portalen en titel og skriv en følgetekst. Begge dele indgår i den advisering, modtageren får på mail og SMS, så brug en titel kunden kan genkende, fx projektets adresse.

Bed om underskrift

Vælg om dokumenterne skal underskrives:

• Ingen underskrift: Modtageren bliver ikke bedt om at underskrive
• Delvis underskrift: Modtageren kan underskrive de enkelte dokumenter og vælger selv hvilke
• Fuld underskrift: Modtageren underskriver alle dokumenter samlet

Tilknyttede dokumenter

Nederst ser du de valgte filer. Her kan du omdøbe dokumenternes titler, ændre rækkefølgen, fjerne dokumenter eller tilføje flere med træk og slip.

Advisering

Tilføj e-mailadresser og mobilnumre, der skal have besked om opdateringer i portalen, fx når kunden underskriver. Adskil flere med semikolon.

Klik til sidst på Opret dokumentportal. Modtageren får nu en mail og/eller SMS med link til dokumenterne.

4. Send kvalitetsskemaer automatisk

I kan sætte et skema op til automatisk at sende den udfyldte PDF til kunden via dokumentportalen. Så snart medarbejderen udfylder skemaet ude i marken, ryger dokumentationen afsted uden ekstra administration.

1. Gå til Indstillinger > Skemaer og åbn det relevante skema
2. Under Distribution aktiveres Send til kunde via Dokumentportal
3. Gem

5. Følg op på dokumentationen

Under Moduler > Dokumentportal kan du følge status på alle sendte portaler: Afsendt, Set af modtager og Underskrevet. Se artiklen "Kom godt i gang med Dokumentportalen" for en gennemgang af oversigten.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg sende filer, som medarbejderne har uploadet fra appen?

Ja. Alle filer på projektet kan sendes, uanset om de er uploadet fra administrationen eller fra appen. Fotos som medarbejderne tager ude i marken, ligger under projektets filer og kan markeres og sendes som alt andet.

Kan kunden vælge kun at underskrive nogle af dokumenterne?

Ja, hvis du vælger Delvis underskrift. Så kan modtageren underskrive de enkelte dokumenter og vælger selv hvilke. Skal alle dokumenter underskrives samlet, vælger du Fuld underskrift.

Kan jeg ændre udløbsdatoen, efter portalen er sendt?

Ja. Udløbsdatoen kan til enhver tid justeres af dig eller en anden administrator, også efter portalen er oprettet og sendt.

Kan jeg omdøbe filerne, inden de sendes?

Ja. Under Tilknyttede dokumenter kan du give hvert dokument en ny titel, så kunden ser et pænt navn i stedet for det tekniske filnavn. Det oprindelige filnavn ændres ikke på projektet.

Hvordan ser jeg, om kunden har set dokumentationen?

Gå til Moduler > Dokumentportal. Statuskolonnen viser med ikoner, om portalen er Afsendt, Set af modtager eller Underskrevet.