Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Inden I sender de første dokumentportaler afsted, kan det betale sig at sætte standardopsætningen på plads. Under Indstillinger > Indstil Dokumentportal bestemmer I, hvad der på forhånd er udfyldt, hver gang en medarbejder opretter en portal: udløbsdato, underskriftskrav, standardtekster og faste vedhæftninger. Så sparer I tid ved hver afsendelse, og kunderne møder den samme professionelle afsender hver gang.
Dokumentportalen er en udvidelse og kræver, at modulet er aktiveret. Kan du ikke se funktionen, så kontakt Mobilplan support.
Siden er delt op i tre faner: Generelt, Standard tekster og Vedhæftede filer. Husk at klikke Gem, når du har ændret noget på en fane.
1. Generelt
Fanen Generelt indeholder to standardindstillinger:
Indstil standard udløbsdato for dokumenter
Angiv hvor længe en dokumentportal som standard skal være tilgængelig, fx 14 dage. Du vælger et tal og en enhed, dage eller måneder. Udløbsdatoen udfyldes automatisk ud fra denne indstilling, når en portal oprettes, og kan altid justeres på den enkelte portal.
Anmod om underskrift
Vælg hvilket underskriftskrav der som standard er valgt, når en portal oprettes:
- Ingen underskrift: Modtageren bliver ikke bedt om at underskrive
- Delvis underskrift: Modtageren kan underskrive de enkelte dokumenter og vælger selv hvilke
- Fuld underskrift: Modtageren underskriver alle dokumenter samlet
Standardvalget kan altid ændres på den enkelte portal, inden den sendes.
2. Standard tekster
Her skriver du den titel og følgetekst, der automatisk er udfyldt, når en portal oprettes:
- Standard titel: Titlen på den advisering, modtageren får på mail og SMS
- Standard følgetekst: Teksten der følger med adviseringen
Begge felter kan bruge dynamiske værdier, der automatisk udskiftes med relevant data, fx kundens navn, når portalen sendes. Klik på ikonet ved feltet for at se listen over de værdier, du kan bruge. Se artiklen "Værdier" for en gennemgang af, hvordan dynamiske værdier fungerer.
Med gode standardtekster slipper medarbejderne for at formulere sig fra bunden hver gang, og kunderne får ensartede beskeder, uanset hvem der sender.
3. Vedhæftede filer
På fanen Vedhæftede filer ligger et filarkiv, hvor alle filer automatisk bliver vedhæftet, når dokumentportalen bruges til at udsende mail. Det er praktisk til dokumenter, der skal med hver gang, fx handelsbetingelser eller en firmapræsentation.
Upload filer ved at trække dem ind i feltet, eller brug søgefeltet til at finde filer, der allerede ligger i arkivet. Filerne organiseres under Generelle billeder og filer, og for hver fil kan du se titel og mærkater.
Ofte stillede spørgsmål
Gælder ændringerne også for portaler, der allerede er sendt?
Nej. Indstillingerne er standardværdier, der udfyldes automatisk, når en ny portal oprettes. Allerede oprettede portaler påvirkes ikke, men udløbsdatoen på en eksisterende portal kan altid justeres manuelt.
Kan medarbejderen ændre standardværdierne på den enkelte portal?
Ja. Alt hvad der udfyldes automatisk (udløbsdato, underskriftskrav, titel og følgetekst) kan ændres på den enkelte portal, inden den sendes. Standardopsætningen sparer bare tiden ved at have fornuftige værdier klar på forhånd.
Hvad er dynamiske værdier?
Dynamiske værdier er pladsholdere, du kan indsætte i standardtitlen og standardfølgeteksten. Når portalen sendes, udskiftes de automatisk med relevant data, fx kundens navn. Klik på ikonet ved tekstfeltet for at se listen over tilgængelige værdier, og se artiklen "Værdier" for en gennemgang.
Bliver filerne under Vedhæftede filer sendt med alle portaler?
Ja. Alle filer i arkivet på fanen Vedhæftede filer vedhæftes automatisk, når dokumentportalen udsender mail. Brug derfor kun arkivet til filer, der skal med hver gang, fx handelsbetingelser.
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.