Kom godt i gang med Dokumentportalen

Introduktion

Med Dokumentportalen sender I dokumenter sikkert til jeres kunder direkte fra Mobilplan. I stedet for vedhæftninger i mails får kunden et link til en portal, hvor dokumenterne kan ses og underskrives digitalt, og I kan hele tiden følge med i, om de er blevet åbnet og underskrevet. Det giver overblik over dokumenterne til kunden, samlet ét sted og uden ekstra administration.

Dokumentportalen er en udvidelse og kræver, at modulet er aktiveret. Kan du ikke se Dokumentportal i menuen, så kontakt Mobilplan support.

1. Sådan hænger forløbet sammen

Dokumentportalen følger et fast forløb fra afsendelse til underskrift:

1. Du opretter en dokumentportal fra et projekt eller et tilbud og vedhæfter de dokumenter, kunden skal have
2. Modtageren får en e-mail og/eller SMS med et link til portalen
3. Modtageren åbner linket og ser dokumenterne direkte, uden at skulle oprette en bruger eller logge ind
4. Har du valgt underskrift, underskriver modtageren digitalt direkte i portalen
5. Du kan følge status undervejs: Afsendt, Set af modtager og Underskrevet

I kan desuden tilføje adviseringer, så udvalgte e-mailadresser og mobilnumre automatisk får besked, når der sker noget i portalen.

2. Opret en dokumentportal

Dokumentportaler oprettes via Projekter eller Tilbud, ikke fra modulets oversigt. Kort fortalt:

1. Åbn projektet eller tilbuddet og vælg at sende til dokumentportal
2. Upload eller vælg de dokumenter, der skal med
3. Udfyld titel, følgetekst, modtagerens e-mail og eventuelt mobilnummer samt udløbsdato
4. Vælg underskriftskrav: Ingen underskrift, Delvis underskrift (modtageren vælger hvilke dokumenter der underskrives) eller Fuld underskrift (alle dokumenter underskrives samlet)

Se artiklen "Send til dokumentportal" for en trin for trin gennemgang af oprettelsen.

3. Tilpas standardtekster og udløbsdatoer

Inden I sender de første portaler afsted, kan det betale sig at tilpasse standardopsætningen under Indstillinger > Indstil Dokumentportal. Her kan I:

• Tilpasse de standardtekster, der sendes med til modtageren
• Sætte en standard udløbsdato, så I ikke skal vælge den manuelt hver gang
• Bruge dynamiske nøgler i teksterne, så oplysninger som kundenavn og titel indsættes automatisk

Så er teksterne klar på forhånd, og alle i virksomheden sender portaler med samme afsender og tone.

4. Følg op på jeres portaler

Under Moduler > Dokumentportal finder du oversigten over alle oprettede portaler. Oversigten er delt op i tre faner:

• Aktuelle: Portaler der er sendt, men endnu ikke underskrevet eller udløbet
• Underskrevne: Portaler hvor modtageren har underskrevet dokumenterne
• Udløbne: Portaler hvor udløbsdatoen er passeret

For hver portal viser listen kunde, titel, følgetekst, modul (Projekter eller Tilbud), status, oprettelsestidspunkt og udløbstidspunkt. Statuskolonnen viser med ikoner, hvor langt portalen er i forløbet: Afsendt, Set af modtager og Underskrevet.

Klik på forstørrelsesglasset ud for en portal for at åbne en forhåndsvisning af de dokumenter, der er sendt. Du kan også søge i listen eller åbne filteret og afgrænse på blandt andet kunde, titel, modul og status.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor opretter jeg en ny dokumentportal?

• Dokumentportaler oprettes via Projekter eller Tilbud, ikke fra oversigten under Moduler > Dokumentportal. Se artiklen "Send til dokumentportal" for en gennemgang af oprettelsen.

Skal kunden have et login for at se dokumenterne?

• Nej. Modtageren får et link via e-mail eller SMS og åbner dokumenterne direkte i portalen uden at skulle oprette en bruger eller logge ind.

Kan jeg se, om kunden har åbnet dokumenterne?

• Ja. Statuskolonnen i oversigten viser ikonet "Set af modtager", når kunden har åbnet portalen. Er portalen kun markeret som "Afsendt", har kunden endnu ikke åbnet den.

Hvad sker der, når en portal udløber?

• Når udløbsdatoen er passeret, lukker linket, og modtageren kan ikke længere tilgå dokumenterne. Portalen flyttes samtidig til fanen Udløbne i oversigten.

Hvorfor kan jeg ikke se Dokumentportal i menuen?

• Dokumentportalen er en udvidelse, der skal være aktiveret på jeres konto. Kontakt Mobilplan support for at få modulet aktiveret.