Vores vidensbase er ny. Indholdet kan indeholde unøjagtigheder. Kontakt os ved spørgsmål.
Introduktion
Mobilplan giver mulighed for tæt integration mellem tidsregistrering og fraværsmodulet. Ved at markere timetyper som fraværstyper kan du håndtere fravær (ferie, sygdom, afspadsering m.m.) direkte gennem timeregistreringssystemet.
Bemærk: Denne funktion kræver, at udvidelsen Fravær (Leave) er aktiveret for din virksomhed. Kontakt din administrator, hvis du ikke har adgang til fraværsfunktionerne.
Typer af fraværsmarkering
Der findes to forskellige måder at markere en timetype som fraværsrelateret:
Fraværsanmodningstype
En timetype markeret som fraværsanmodningstype bruges, når medarbejdere anmoder om fravær, der kræver godkendelse. Typiske eksempler:
- Ferie
- Afspadsering
- Omsorgsdage
- Barns første sygedag
Karakteristika:
- Medarbejderen sender en anmodning
- Anmodningen skal godkendes af en leder
- Først efter godkendelse registreres fraværet
Fraværsregistreringstype
En timetype markeret som fraværsregistreringstype bruges til fravær, der registreres direkte uden forudgående godkendelse. Typiske eksempler:
- Sygdom
- Barns sygdom
- Andet akut fravær
Karakteristika:
- Medarbejderen eller leder registrerer fraværet direkte
- Ingen forudgående godkendelse påkrævet
- Registreres typisk efter fraværet er indtrådt
Konfiguration af fraværstyper
Opret eller rediger en timetype
- Gå til Indstillinger > Timetyper
- Klik Opret ny timetype eller rediger en eksisterende
- I guiden finder du trinnet Fraværstype
Marker som fraværsanmodningstype
- Aktivér feltet Er fraværsanmodningstype
- Timetypen vil nu være tilgængelig ved fraværsanmodninger i app'en
- Anmodninger med denne timetype kræver godkendelse
Marker som fraværsregistreringstype
- Aktivér feltet Er fraværsregistreringstype
- Timetypen vil nu kunne bruges til direkte fraværsregistrering
- Registreringer behøver ikke forudgående godkendelse
Bemærk: En timetype kan kun være enten anmodningstype eller registreringstype, ikke begge.
Integration med fraværsmodulet
Fraværsanmodninger
Når en medarbejder opretter en fraværsanmodning:
- Medarbejderen vælger fraværstype (f.eks. Ferie)
- Angiver periode (start- og slutdato)
- Sender anmodningen
- Lederen modtager notifikation og godkender/afviser
- Ved godkendelse oprettes automatisk tidsregistreringer for perioden
Fraværsregistrering
Når fravær registreres direkte:
- Medarbejder eller leder registrerer fraværet
- Vælger fraværstype (f.eks. Sygdom)
- Angiver dato/periode
- Registreringen gemmes direkte i systemet
Påvirkning af godkendelses-assistenter
Timetyper markeret som fraværstyper behandles specielt af godkendelses-assistenterne:
- 11-timers reglen: Fraværsdage medregnes ikke i beregningen af hvileperiode
- 48-timers reglen: Fravær medregnes ikke i den gennemsnitlige arbejdstid
- Normtidskontrol: Fraværstimer tæller typisk som normtid
Opsætning af fraværsflow
Eksempel: Ferieansøgning
Timetype-opsætning:
- Navn: Ferie
- Er fraværsanmodningstype: Ja
- Lønart: [Jeres ferielønart]
Brugerflow:
- Medarbejder åbner app'en og vælger "Anmod om fravær"
- Vælger "Ferie" som fraværstype
- Vælger datoer
- Sender anmodning
- Leder godkender i admin-panelet
- Medarbejder får besked om godkendelse
Eksempel: Sygefravær
Timetype-opsætning:
- Navn: Sygdom
- Er fraværsregistreringstype: Ja
- Lønart: [Jeres sygelønart]
Brugerflow:
- Medarbejder eller leder registrerer sygdom
- Vælger "Sygdom" som fraværstype
- Angiver sygedag(e)
- Registreringen gemmes direkte
Rapportering og eksport
Fraværsoversigt
Fravær registreret via timetyper vises i:
- Fraværsoversigten med filtrering pr. fraværstype
- Medarbejderens timeoversigt
- Løneksport med korrekt lønart
Løneksport
Ved løneksport behandles fraværstyper korrekt:
- Fraværstimer eksporteres med tilknyttet lønart
- Sondring mellem betalt og ubetalt fravær
- Korrekt periodisering
Tips
- Opret separate timetyper for hver type fravær (ferie, sygdom, afspadsering osv.)
- Brug anmodningstyper for planlagt fravær og registreringstyper for akut fravær
- Knyt korrekte lønarter til hver fraværstype for nem løneksport
- Overvej at oprette timetyper for særlige fraværstyper som barns sygdom, omsorgsdage osv.
- Gennemgå fraværsoversigten regelmæssigt for at sikre korrekt registrering
- Informér medarbejderne om forskellen på anmodningstyper og registreringstyper
Ofte stillede spørgsmål
Kan en timetype være både anmodnings- og registreringstype?
Nej, en timetype kan kun have én af markeringerne. Hvis I har behov for begge flows, opret to separate timetyper (f.eks. "Ferie (anmodning)" og "Ferie (registrering)").
Hvad sker der med eksisterende registreringer, hvis jeg ændrer markeringen?
Eksisterende registreringer bevares. Ændringen påvirker kun nye registreringer.
Kan medarbejdere se fraværsbalance?
Ja, hvis fraværsmodulet er aktiveret, kan medarbejdere se deres balance for de forskellige fraværstyper i app'en.
Se også
Har du brug for hjælp?
Vores konsulenter står klar til at guide dig videre.