Stamdata - varenummer, beskrivelse og enhed

Introduktion

Stamdata er de grundlæggende oplysninger, der definerer et materiale i kataloget. Korrekt udfyldte stamdata sikrer, at materialer er nemme at finde og identificere på tværs af systemet.

Stamdata-felter

Navn

Materialets navn er den primære identifikation, som vises i lister, søgeresultater og ved registrering.

Retningslinjer:

• Brug beskrivende, præcise navne
• Inkluder relevante specifikationer (dimension, type, farve)
• Hold navne konsistente på tværs af lignende materialer

Eksempler på gode navne:

• "Kobberrør 15mm hårdt"
• "Gipsplade 13mm standard"
• "LED-spot 5W dæmpbar"
• "Kabelkanal 20x20mm hvid"

Varenummer

Varenummeret er materialets unikke identifikation i systemet. Det bruges til:

• Identifikation ved registrering
• Søgning og filtrering
• Integration med økonomisystemer
• Stregkodescanning i appen

Krav til varenummer:

• Skal være unikt i hele systemet
• Kan ikke efterlades tomt
• På visse materialtyper (kørsel, diæt, udlæg) kan varenummeret ikke ændres efter oprettelse

Anbefalinger:

• Følg virksomhedens eksisterende varenummersystem
• Brug et konsistent format (f.eks. "EL-0001" for el-materialer)
• Undgå specialtegn der kan give problemer ved eksport

Beskrivelse

Beskrivelsesfeltet giver mulighed for at tilføje uddybende information om materialet.

Brug beskrivelsen til:

• Tekniske specifikationer
• Installationsvejledning
• Leverandøroplysninger
• Alternative varenumre

Eksempel:

Kobberrør til varmeinstallation.
Dimension: 15mm udvendig diameter.
Vægtykkelse: 1mm.
Leveres i 5 meter længder.
Leverandør: VVS-Grossisten

Enhed

Enhedstypen angiver, hvordan materialet måles og registreres.

Tilgængelige enheder:

Valg af enhed:

• Vælg den enhed der passer til, hvordan materialet købes og bruges
• Overvej hvordan medarbejdere skal registrere forbruget
• Koordiner med enhederne i dit økonomisystem

Afdeling

Hvis din virksomhed benytter Multi-integration med flere økonomisystemer, skal materialet tilknyttes en afdeling.

Vigtigt om afdelinger:

• Varenummeret skal være unikt inden for afdelingen
• Afdelingen kan ikke ændres efter oprettelse
• Brugere ser kun materialer fra de afdelinger, de har adgang til

Trin-for-trin: Rediger stamdata

1. Find materialet

Gå til Materialer og find det materiale, du vil redigere.

2. Åbn redigeringsguiden

Klik på rediger-ikonet (blyant) ud for materialet.

3. Opdater stamdata

På trinnet Stamdata kan du ændre:

• Navn
• Varenummer (hvis ikke låst)
• Enhed
• Beskrivelse

4. Gem ændringer

Klik Gem for at gemme dine ændringer.

Integration med e-conomic

Hvis din virksomhed er integreret med e-conomic, synkroniseres stamdata:

• Varenummeret skal matche produktnummeret i e-conomic
• Enhedstypen bør stemme overens med e-conomic-produktets enhed
• Ved afvigelser vises en advarsel i admin-panelet

Tips

• Gennemgå og opdater stamdata regelmæssigt
• Brug konsistente navngivningskonventioner
• Dokumenter specifikke krav i beskrivelsesfeltet
• Koordiner varenumre med indkøbsafdeling og bogholderi
• Hold enhedstyper konsistente for sammenlignelige materialer